โปรแกรมขายรถ โชว์รูม ( Motor Car System – MCS )

เพื่อรองรับการบริหารงานสำหรับธุรกิจยานยนต์โดยเฉพาะ

โปรแกรมขายรถ โชว์รูม
( Motor Car System – MCS )

          โปรแกรมซื้อขายรถ เป็นโปรแกรมขายรถที่พัฒนาขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้สำหรับการบริหารงานในการประกอบธุรกิจยานยนต์โดยตรง สามารถรองรับการจัดซื้อ การจ่ายเงิน การขายปลีกและขายส่ง การรับเงิน การจัดเก็บประวัติลูกค้า การควบคุมสต็อก การออกเอกสารและรายงานต่างๆอย่างครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรที่ทำงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีความถูกต้องแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานประจำให้น้อยที่สุด ในขณะเดียวกันผู้บริหารก็สามารถใช้ประโยชน์เพื่อการบริหารและควบคุมดูแลกิจการของตนได้อย่างรัดกุมและมีประสิทธิภาพ
เมนูการทำงานเบื้องต้นของโปรแกรมซื้อ ขายสินค้า
          1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม
               1.1 กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการกำหนดเงื่อนไขในการจัดการบริหารงาน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในการใช้โปรแกรม
               1.2 กำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น การใส่ User และ Password ก่อนเข้าใช้งานโปรแกรม ใส่ Password ก่อนการพิมพ์เอกสารซ้ำ หรือใส่ Password ก่อนเปิดใช้งานเมนู รวมถึงใส่ Password ในการยกเลิก/แก้ไข รายการต่างๆ เป็นต้น
               1.3 กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานของแต่ละกลุ่มงานในการใช้งานเมนูต่างๆ รวมทั้งสิทธิ์ในการ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก หรือพิมพ์ข้อมูล โดยจะนำไปกำหนดกลุ่มงานให้กับผู้ใช้โปรแกรมแต่ละคนในลำดับต่อไป สามารถสร้างได้มากกว่า 1 กลุ่มงานตามความเหมาะสมและการจัดการภายในบริษัท
               1.4 ผู้ใช้โปรแกรม ตั้งรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรมสำหรับการเข้าโปรแกรม และการใช้งานในเมนูต่างๆตามสิทธิของกลุ่มงานที่ถูกกำหนดไว้ในตัวผู้ใช้                   
          2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู
               2.1 การจัดเก็บข้อมูลผู้จำหน่าย และข้อมูลลูกค้า เก็บรายละเอียดต่างๆเพื่อใช้ในการซื้อ-ขาย และออกเอกสารในการทำธุรกิจ โดยโปรแกรมมีฟังก์ชั่นให้สามารถดึงข้อมูลชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ จากเครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานและลดการผิดพลาด
               2.2 ข้อมูลรถรายคัน เก็บรายละเอียดข้อมูลรถแต่ละคัน รวมถึงรายการเอกสารการซื้อ การขาย ใบกำกับภาษีหรือ การโอน และข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้า


               2.3 ข้อมูลโปรแกรม เป็นการสร้างฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบการทำงาน เช่น ข้อมูลหลักสินค้า ข้อมูลรายการของแถม ข้อมูลกิจกรรมขาย ข้อมูลรายการขายสินค้าอื่นๆ ข้อมูลรายรับอื่นๆ เป็นต้น
          3. ระบบการสั่งซื้อสินค้า
               3.1 สั่งซื้อสินค้าและวางเงินมัดจำ เป็นการสั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่าย  สามารถสั่งซื้อได้มากกว่า 1 รายการ  และกำหนดของแถมหรืออุปกรณ์เพิ่มเติมได้ ส่วนการวางเงินมัดจำสามารถเลือกประเภทในการชำระเงินได้


               3.2 เคลียร์การสั่งซื้อและรับคืนเงินมัดจำ เพื่อไม่ให้รายการสินค้าค้างในใบสั่งซื้อ และเก็บข้อมูลการรับคืนเงินมัดจำ
               3.3 รับสินค้าจากผู้จำหน่าย การรับสินค้าจากผู้จำหน่ายแยกออกเป็น 2 แบบ คือ
                  - บันทึกรับสินค้า เป็นการรับสินค้า 1 เอกสารต่อหลายรายการสินค้า หากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อมาทำใบรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถคีย์รายการสินค้าหรือนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ได้


                  - บันทึกรับสินค้า – สินทรัพย์(1 unit) เป็นการรับสินค้าแบบ 1 เอกสารต่อ 1 รายการสินค้าหากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อเพื่อนำมาทำการรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถคีย์ข้อมูลสินค้าได้


               3.4 การเก็บข้อมูลเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย เช่น การชำระเงิน การรับใบกำกับภาษี การรับใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น
          4. ระบบการสั่งซื้อและรับสินค้าแบบเช่าซื้อ(มีสัญญา) งานในส่วนนี้เป็นการสั่งซื้อสินค้าแบบมีสัญญาเช่าซื้อ สามารถกำหนดจำนวนงวด ค่างวด อัตราดอกเบี้ย เงินดาวน์ รองรับการผ่อนชำระแบบบอลลูน โดยระบบจะประมวลผลข้อมูลสัญญามาให้ตามที่กำหนดไว้ ซึ่งในการชำระเงินสามารถเลือกชำระได้แบบรายสัญญาหรือตามบริษัทที่ให้เช่าซื้อ
          5. ระบบการล็อคสินค้า ใช้สำหรับการล็อคสินค้าเมื่อไม่ต้องการให้สินค้านั้นนำไปขายได้ เช่น ในกรณีที่มีการจัดงานออกบูธแล้วเอาสินค้าไปตั้งโชว์ตามที่ต่างๆ เพื่อให้ดูรายงานสินค้าคงเหลือได้ว่าสินค้าตัวไหนบ้างที่พร้อมขายและสินค้าตัวไหนบ้างที่ไม่พร้อมขาย
          6. ระบบการขายสินค้า เป็นส่วนสำหรับรองรับงานด้านการขาย ประกอบด้วย
               6.1 การจองสินค้า  สามารถทำการจองสินค้าได้หลายรายการ มีทั้งจองสินค้าแบบระบุรายการและจองสินค้าแบบไม่ระบุรายการ และยังสามารถนำของแถมที่จัดกลุ่มไว้ มาใช้ในการจอง  นำสินค้าอะไหล่มาทำการจองได้(กรณีที่ใช้โปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการ ร่วมด้วย) รวมทั้งสามารถตั้งค่าระบบให้รับชำระเงินมัดจำได้ทันทีเพื่อให้สะดวกกับการทำงานในขั้นตอนเดียว


               6.2 การวางมัดจำ /คืนเงินมัดจำ   สำหรับเก็บข้อมูลการวางเงินมัดจำของลูกค้าและการคืนเงินมัดจำให้กับลูกค้า
               6.3 การขายสินค้า เป็นส่วนงานสำหรับรองรับการขาย เช่น ขายปลีก ขายส่ง และขายส่งไฟแนนท์ เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการทำงานสามารถกำหนดค่าระบบให้ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายทั้งใบขาย ใบรับชำระเงิน ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ในขั้นตอนเดียวได้


                  - การขาย สามารถดึงรายการจากใบจองสินค้าไปทำการขายได้เลยและเงินมัดจำจะถูกหักกับราคาสินค้าในการขายสินค้าอัตโนมัติ เพื่อให้ลูกค้าชำระเงินค่าสินค้าที่เหลือจากการหักเงินมัดจำไปแล้ว  กรณีที่ไม่มีการจองก็สามารถทำการขายสินค้าในหน้าบันทึกขายได้โดยตรง ทั้งนี้สามารถแยกการขายในแบบต่างๆ โดยเลือกใช้ได้จากกิจกรรมขายร่วมกับประเภทการขาย โดยระบบจะเก็บข้อมูลส่วนนี้ในการออกรายงานแยกการขายได้
                  - เลือกรายการอะไหล่มาทำการขายได้(กรณีที่ใช้ โปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการร่วมด้วย) รายการอะไหล่จะถูกตัดสต็อกออกจากโปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการอัตโนมัติ
                  - เลือกรายการของแถม สามารถจัดกลุ่มรายการของแถมได้ เพื่อนำมาใช้ร่วมกับการขายสินค้า
                  - เลือกผู้แนะนำ สามารถเลือกผู้แนะนำมาได้ในกรณีที่การขายนั้นมีค่าใช้จ่ายให้กับผู้แนะนำ โดยระบบจะดึงข้อมูลนี้ไปรอทำรายการที่เมนูชำระเงินให้ผู้แนะนำ
                  - การขายสินค้าอื่นๆ  รองรับการขายสินค้าอื่นๆร่วมด้วย โดยที่ไม่มีการตัดสต็อกสินค้า
          7. การกำหนดราคาขาย เป็นส่วนงานที่ช่วยให้ผู้บริหารหรือฝ่ายที่รับผิดชอบ สามารถกำหนดราคาขายสินค้าแต่ละรายการตามที่ต้องการ (เหมาะสำหรับสินค้ามือสอง หรือสินค้าที่มีการตกแต่งเพิ่มเติม) โดยระบบจะมีการตรวจสอบสิทธิ์ในการกำหนดราคา สิทธิ์ในการอนุมัติ ซึ่งเมื่อกำหนดราคาขายเรียบร้อย พนักงานขายสามารถดำเนินการขายสินค้าได้ในราคาที่ถูกต้อง


          8. การรับชำระเงิน บันทึกรายละเอียดการชำระเงินในรูปแบบต่างๆ เช่น เงินสด เงินโอน เช็ค (กรณีใช้โปรแกรมบัญชีร่วม จะดึงข้อมูลเช็คเข้าระบบบัญชีเพื่อควบคุมงานเช็คได้) บัตรเครดิต เป็นต้น


          9. โอนและรับโอนสินค้าระหว่างสาขา ใช้สำหรับรองรับงานโอนและรับโอนสินค้าในองค์กรที่มีหลายสาขา โปรแกรมสามารถทำการโอนสินค้า ไป – มา ระหว่างสาขาได้  โดยแบ่งการโอนออกเป็น 2 แบบ คือ
               9.1 โอนระหว่างสาขา เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยใช้ฐานข้อมูลเดียวกันโปรแกรมจะทำการรับโอนให้อัตโนมัติ
               9.2 โอนตัดสต็อก เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยไม่ได้ใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน สาขาที่รับโอนจะต้องบันทึกการรับโอนด้วยตนเอง
        10. เอกสารการขายต่างๆ ใช้สำหรับการบันทึกเอกสารต่างๆที่ออกให้กับลูกค้าได้แก่ การออกใบกำกับภาษีขาย การออกใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น โดยใบกำกับภาษีขาย สามารถแสดงเป็นรายงานภาษีเพื่อให้บริษัทนำรายงานไปใช้ดำเนินงานต่อไปได้
        11. ระบบรายรับอื่นๆ และบันทึกค่าส่งเสริมการขาย เป็นการทำรายการที่เป็นรายได้ นอกเหนือจาการขายสินค้า เช่น ค่าบริการต่างๆ ค่าส่งเสริมการขายจากการขายส่งไฟแนนซ์ และเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการใช้งานโปรแกรมสามารถให้เลือกรับชำระเงิน ออกใบกำกับภาษีและออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้ทันทีที่บันทึกรายรับอื่นๆ รวมทั้งสามารถออกใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้อื่นๆได้ด้วย และมีรายงานต่างๆที่เกี่ยวกับรายรับอื่นๆอย่างครบถ้วน เช่น รายงานรายรับอื่นๆ รายงานการรับเงิน รายงานยอดหนี้ค้างชำระ รายงานภาษีขายอื่นๆ เป็นต้น
        12. รายงาน ใช้สำหรับการเรียกดูและพิมพ์รายงานต่างๆที่มีอยู่ในระบบทั้งหมดโดยแยกออกเป็นสองส่วนได้แก่
               12.1 รายงานทั่วไป เป็นรายงานที่เกี่ยวกับข้อมูลต่างๆที่บันทึกไว้ในโปรแกรม เช่น
                  - รายงานการซื้อสินค้า


                  - รายงานการเช่าซื้อสินค้า
                  - รายงานการขายสินค้า
                  - รายงานสรุปยอดขายรวม
                  - รายงานประวัติการซื้อขายของลูกค้า


                  - รายงานการรับชำระเงิน
                  - รายงานสรุปยอดรับเงินสดและสรุปยอดตามใบขาย
                  - รายงานราคาสินค้าทั้งแบบขายปลีกและรวมทุกราคา
                  - รายงานกำไรขั้นต้น
                  - รายงานการรับ–จ่ายสินค้า
                  - รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า
                  - รายงานสินค้าคงเหลือ
                  - รายงานการโอนสินค้า
                  - รายงานการเปลี่ยนสถานที่เก็บสินค้า
                  - รายงานเอกสารทางทะเบียน และรายงานอื่นๆ
               12.2 รายงานภาษีเป็นรายงานที่เกี่ยวกับภาษีซื้อและภาษีขายโดยตรง
                  - รายงานภาษีซื้อ


                  - รายงานภาษีขาย


                  - รายงานการออกใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้
                  - รายงานการรับใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้