HPS - Hire Purchase System

โปรแกรมระบบเช่าซื้อ

(Hire Purchase System - HPS)

โปรแกรมระบบเช่าซื้อ มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้รองรับงานที่เกี่ยวกับการให้เช่าซื้อ ให้เช่า และลิสซิ่ง ซึ่งการดำเนินธุรกิจเหล่านี้ มีความจำเป็นที่ต้องมีระบบเพื่อควบคุมงานด้านชำระเงินค่างวดของสัญญาแต่ละประเภท การประเมินลูกค้าด้านภาระหนี้สินที่ผูกพันธ์กับบริษัท การออกใบกำกับภาษีเงินดาวน์และค่างวด โดยโปรแกรมระบบเช่าซื้อเป็นการทำงานออนไลน์ สะดวกในการบริหารงานทั้งแบบมีสำนักงานเดียวหรือแบบสาขา ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบการรับชำระเงินจากลูกหนี้, ลูกหนี้ค้างชำระ, การรับรู้รายได้, อีกทั้งมีการเชื่อมต่อข้อมูลสินค้าไปยังโปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์ (MCS) และโปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ (PSS) เพื่อสะดวกในการนำสินค้ามาทำสัญญา ซึ่งอาจเป็นสินค้าที่เป็นยานยนต์ หรือสินค้าที่เป็นอะไหล่ ก็สามารถนำมาทำสัญญาได้ พร้อมทั้งมีโปรแกรมระบบบัญชีรองรับด้วย

ส่วนประกอบของโปรแกรมระบบเช่าซื้อ

       1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย

       - ข้อมูลบริษัท เพื่อใช้เป็นส่วนของหัวเอกสารในระบบ และจัดสรรระบบงานว่าจะเป็นการดำเนินงานแบบเช่าซื้อ หรือลิสซิ่ง

       - กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการวางเงื่อนไขของระบบงานที่เกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยค่างวด การให้ส่วนลดค่างวด การคิดเบี้ยปรับล่าช้า (ซึ่งมีทั้งแบบอัตราคงที่ และแบบ MRR) กำหนดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม (รองรับกรณีมีการปรับเปลี่ยนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม) นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดทิศทางการดำเนินงานเพื่อควบคุมการทำงานของพนักงาน เช่น การรักษาความปลอดภัย   ตรวจเช็คเลขที่บัตรประชาชน การออกเอกสาร เช่น เรื่องใบกำกับภาษีเงินดาวน์ และใบกำกับภาษีค่างวดตามกำหนดชำระ  เป็นต้น

       - กำหนดประเภทสัญญาและ Running สามารถกำหนดประเภทสัญญาได้หลายแบบ เพื่อรองรับสัญญาแบบเช่าซื้อ แบบให้เช่า หรือแบบลิสซิ่ง

       - กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานของแต่ละกลุ่มงาน โดยจะนำไปกำหนดในตัวของผู้ใช้โปรแกรมในลำดับต่อไป

       2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย

       - ข้อมูลลูกค้า เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับธุรกิจด้านนี้ จึงต้องเก็บรายละเอียดของข้อมูลที่อยู่ทั้งที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน ที่อยู่ตามบัตรประชาชน ที่อยู่ปัจจุบัน และที่อยู่ของที่ทำงาน และเพื่อความสะดวกในการคีย์ข้อมูล ระบบได้มี option พิเศษ อ่านข้อมูลจากบัตรประชาชน โดยใช้เครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด

       - ข้อมูลผู้จำหน่าย เป็นการสร้างฐานข้อมูลของผู้จำหน่าย กรณีที่ไม่ได้ใช้โปรแกรมซื้อ-ขายรถยนต์ จะทำให้สามารถชำระเงินค่าสินค้าที่นำมาทำสัญญาได้

       - ข้อมูลทั่วไป เป็นฐานข้อมูลที่ระบบสร้างไว้ให้เพื่อการใช้งานเริ่มต้น เช่น ข้อมูลจังหวัด ข้อมูลอำเภอ ข้อมูลธนาคาร ข้อมูลสาขาธนาคาร เป็นต้น

       - ข้อมูลโปรแกรม เป็นฐานข้อมูลเริ่มต้นเพื่อนำไปใช้ในเมนูการทำงานอื่นๆต่อไป เช่น ข้อมูลสาขา ข้อมูลสินค้า ข้อมูลรายรับอื่นๆ เป็นต้น

       - ข้อมูล Call Center เมื่อใช้สัญญาเช่า จะมีระบบ Call Center

       3. งานสัญญา เป็นส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการทำสัญญา โดยแยกออกเป็นแบบเช่าซื้อและลิสซิ่ง แบบสัญญาให้เช่า ซึ่งในระบบได้จัดสรรเมนูการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนี้

       - สัญญาแบบเช่าซื้อและลิสซิ่ง จะมีโครงสร้างงาน ดังนี้

               ๐ เมนูคำขอทำสัญญา จะมีหน้าจอคอยตรวจสอบการทำคำขอทำสัญญา เพื่อรออนุมัติ

               ๐ เมนูทำสัญญา เป็นการสร้างสัญญา โดยเชื่อมข้อมูลสินค้าจากโปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์ และโปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ มาใช้ในสัญญา สัญญาในเมนูนี้มีหลายรูปแบบ เช่น แบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน เป็นต้น พร้อมทั้งมีการคำนวณรับรู้ดอกผลเช่าซื้อแบบลดต้นลดดอก (IRR) ตามที่กรมบัญชีกลางเป็นผู้กำหนด

               ๐ เมนูสอบถามข้อมูลสัญญา จะประมวลผลข้อมูลของแต่ละสัญญา เช่น ยอดหนี้ค้างชำระ ส่วนลดค่างวด เบี้ยปรับล่าช้า(จำนวนวันล่าช้าและจำนวนเงิน) และยอดตัดสด เป็นต้น

       นอกจากนี้ระบบยังมีเมนูปรับปรุงดอกเบี้ยล่าช้า  และเมนูบันทึกยกเว้นค่าใช้จ่ายติดต่อลูกค้า เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารสัญญาที่มีในระบบ

       - สัญญาแบบให้เช่า จะมีโครงสร้างงาน ดังนี้

               ๐ งานสัญญา ประกอบด้วย เมนูทำสัญญาเช่า  มีทั้งแบบรายวัน และแบบรายเดือน และเพื่อให้งานการทำสัญญาเช่ามีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ ระบบจึงมีเมนูบันทึกต่อสัญญา เมนูบันทึกล้างค่าเช่า และเมนูบันทึกเปลี่ยนสินค้าในสัญญาเช่า เมื่อสัญญาสิ้นสุด ระบบมีเมนูรับคืนสินค้าจากการเช่า เพื่อให้สามารถนำสินค้าไปทำสัญญากับลูกค้ารายอื่นต่อได้

       4. งานการเงิน เป็นส่วนงานที่ควบคุมดูแลการรับชำระ และการจ่ายเงิน ประกอบด้วย

       - รับชำระเงิน มีเมนูเพื่ออำนวยความสะดวกการรับเงิน 2 เมนู คือ รับชำระงวดเดียว/เงินดาวน์ และรับชำระหลายงวด/ปิดสัญญา

       - การจ่ายเงิน มีเมนูเพื่ออำนวยความสะดวกในการจ่ายเงิน คือ เมนูชำระเงินให้ผู้แนะนำ เมนูชำระเงินให้ผู้จำหน่าย (จะใช้เมื่อระบบไม่ได้เชื่อมกับโปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์) เมนูชำระเงินค่าคอมมิชชั่นให้กับผู้จำหน่าย

       5. งานดำเนินการ เป็นขั้นตอนงานที่เกี่ยวกับการออกจดหมายติดต่อลูกค้า และดำเนินการอื่นๆ เช่น เลื่อนกำหนดชำระ บอกเลิกสัญญา ตั้งหนี้หลังบอกเลิกสัญญา รับชำระเงินหลังบอกเลิกสัญญา ยึดสินค้า การส่งฟ้องศาล และตัดหนี้สูญ เป็นต้น

       6. งานเกี่ยวกับสัญญาให้เช่า การทำสัญญาแบบให้เช่า จะมีขั้นตอนของงานที่เกี่ยวข้อง คือ งานของรถทดแทน และ งาน Call Center ซึ่งทั้ง 2 ระบบงานนี้ เป็นการควบคุมการบริการหลังการทำสัญญาเช่า

       7. ใบกำกับภาษี เป็นส่วนงานที่เกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีทั้งสัญญาแบบเช่าซื้อ และสัญญาแบบให้เช่า รวมถึงการออกใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้

       8. รายรับอื่นๆ เป็นส่วนงานที่มีการรับเงินนอกเหนือจากการรับเงินที่มีในสัญญา

       9. รายงาน โปรแกรมระบบเช่าซื้อ มีรายงานพอเป็นสังเขป ดังนี้

       - รายงานเพื่อผู้บริหาร

       - รายงานเกี่ยวกับสัญญา เช่น รายงานการทำสัญญาใหม่ รายงานสรุปการให้เช่าซื้อ

       - รายงานเกี่ยวกับการให้เช่า เช่น รายงานการเช่ารถ รายงานเกี่ยวกับการแจ้งหนี้ รายงาน Call Center รายงานรถทดแทน

       - รายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ เช่น รายงานลูกหนี้ค้างชำระ รายงานสรุปผลจัดเก็บ รายงานรายละเอียดอายุลูกหนี้ รายงานดอกผลเช่าซื้อและภาษีรอตัด เป็นต้น

       - รายงานเกี่ยวกับการเงิน เช่น รายงานการรับเงินรวม รายงานการจ่ายเงินรวม รายงานการรับเงินประจำวัน เป็นต้น

       - รายงานภาษี เช่น รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงานดอกผลเช่าซื้อประจำเดือน เป็นต้น