|
โปรแกรมระบบซื้อขายและสต็อกสำหรับธุรกิจยานยนต์
( Motor Business Control System – MCS )
โปรแกรมระบบซื้อขายและสต็อกสาหรับธุรกิจยานยนต์(Motor Business Control System) หรือเรียกย่อว่าMCS ที่พัฒนาขึ้นนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้สำหรับการบริหารงานในการประกอบธุรกิจยานยนต์โดยตรง สามารถรองรับการจัดซื้อ การจ่ายเงิน การขายปลีกและขายส่ง การรับเงิน การจัดเก็บประวัติลูกค้า การควบคุมสต็อก การออกเอกสาร และรายงานต่างๆอย่างครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อให้บุคลากรที่ทำงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสะดวกรวดเร็วและมีความถูกต้องแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานประจำให้น้อยที่สุด ในขณะเดียวกันผู้บริหารก็สามารถใช้ประโยชน์เพื่อการบริหารและควบคุมดูแลกิจการของตนได้อย่างรัดกุมและมีประสิทธิภาพ
เมนูระบบงานต่างๆที่สำคัญได้แก่
| 1. | ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและผู้ใช้โปรแกรม |
| 1.1 | กำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น การใส่ User และ Password ก่อนเข้าใช้งานโปรแกรมใส่ Password ก่อนพิมพ์เอกสารซ้ำ หรือ ใส่ Password ก่อนเปิดใช้งานเมนู เป็นต้น |
| 1.2 | กำหนดกลุ่มงานของผู้ใช้โปรแกรม สามารถกำหนดได้ว่าผู้ใช้โปรแกรมแต่ละคนอยู่กลุ่มงานไหน แต่ละกลุ่มงานมีสิทธิ์ในการใช้เมนูการทำงานใดได้บ้าง รวมทั้งกำหนดสิทธิ์ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก หรือพิมพ์ข้อมูลได้หรือไม่ สามารถสร้างได้มากกว่า 1 กลุ่มงานตามความเหมาะสม |
| 2.1 | สั่งซื้อสินค้าและวางเงินมัดจำ เป็นการสั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่าย สามารถสั่งซื้อได้มากกว่า 1 รายการ และกำหนดของแถมหรืออุปกรณ์เพิ่มเติมได้ ส่วนการวางเงินมัดจำสามารถเลือกประเภทในการชำระเงินได้ |
| 2.2 | เคลียร์การสั่งซื้อและรับคืนเงินมัดจำ เพื่อไม่ให้รายการสินค้าค้างในใบสั่งซื้อ และเก็บข้อมูลการรับคืนเงินมัดจำ |
| 2.3 | รับสินค้าจากผู้จำหน่าย การรับสินค้าจากผู้จำหน่ายแยกออกเป็น 2 แบบ คือ |
| - | บันทึกรับสินค้า เป็นการรับสินค้า 1 เอกสารต่อหลายรายการสินค้า หากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อมาทำใบรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถเลือกรายการสินค้าได้ |
| - | บันทึกรับสินค้า – สินทรัพย์(1 unit) เป็นการรับสินค้าแบบ 1 เอกสารต่อ 1 รายการสินค้า หากมีใบสั่งซื้อสามารถดึงจากใบสั่งซื้อเพื่อนำมาทำการรับสินค้าโดยที่ไม่ต้องสร้างรายการใหม่ เพื่อลดขั้นตอนในการทำงาน กรณีไม่มีใบสั่งซื้อสามารถเลือกรายการสินค้าขึ้นมาเองได้ |
| 2.4 | สามารถบันทึกรับสินค้าได้โดยนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ได้ |
| 2.5 | การเก็บข้อมูลเอกสารที่ได้รับจากผู้จำหน่าย เช่น การชำระเงิน การรับใบกำกับภาษี การรับใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น |
| 3. | ระบบการสั่งซื้อและรับสินค้าแบบเช่าซื้อ(มีสัญญา) งานในส่วนนี้เป็นการสั่งซื้อสินค้าแบบมีสัญญาเช่าซื้อ สามารถกำหนดจำนวนงวด ค่างวด อัตราดอกเบี้ย เงินดาวน์ รองรับการผ่อนชำระแบบบอลลูน โดยระบบจะประมวลผลข้อมูลสัญญามาให้ตามที่กำหนดไว้ ซึ่งในการชำระเงินสามารถเลือกชำระได้แบบรายสัญญาหรือตามบริษัทที่ให้เช่าซื้อ |
| 4. | ระบบการล็อคสินค้า ใช้สำหรับการล็อคสินค้าเมื่อไม่ต้องการให้สินค้านั้นนำไปขายได้ เช่นในกรณีที่มีการจัดงานออกบูธแล้วเอาสินค้าไปตั้งโชว์ตามที่ต่างๆ เพื่อให้ดูรายงานสินค้าคงเหลือได้ว่าสินค้าตัวไหนบ้างที่พร้อมขายและสินค้าตัวไหนบ้างที่ไม่พร้อมขาย |
| 5. | ระบบการขายสินค้า เป็นส่วนสำหรับรองรับงานด้านการขาย ประกอบด้วย |
| 5.1 | การจองสินค้า สามารถทำการจองสินค้าได้หลายรายการมีทั้งจองสินค้าแบบระบุรายการและจองสินค้าแบบไม่ระบุรายการ และยังสามารถนำของแถมที่จัดกลุ่มไว้ มาใช้ในการจอง นำสินค้าอะไหล่มาทำการจองได้(กรณีที่ใช้ โปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ ร่วมด้วย) |
| 5.2 | การวางมัดจำ /คืนเงินมัดจำ สำหรับเก็บข้อมูลการวางเงินมัดจำของลูกค้าและการคืนเงินมัดจำให้กับลูกค้า |
| 5.3 | การขายสินค้า เป็นส่วนงานสำหรับรองรับการขาย เช่น ขายปลีก ขายส่ง ขายส่งไฟแนนท์ เป็นต้น |
| - | การขาย สามารถดึงรายการจากใบจองสินค้าไปทำการขายได้เลยและเงินมัดจำจะถูกหักกับราคาสินค้าในการขายสินค้าอัตโนมัติ เพื่อให้ลูกค้าชำระเงินค่าสินค้าที่เหลือจากการหักเงินมัดจำไปแล้ว กรณีที่ไม่มีการจองก็สามารถทำการขายสินค้าในหน้าบันทึกขายได้โดยตรง |
| - | เลือกรายการอะไหล่มาทำการขายได้(กรณีที่ใช้ โปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ ร่วมด้วย) รายการอะไหล่จะถูกตัดสต็อกออกจากโปรแกรม PSS อัตโนมัติ |
| - | เลือกรายการของแถม สามารถจัดกลุ่มรายการของแถมได้ เพื่อนำมาใช้ร่วมกับการขายสินค้า |
| - | เลือกผู้แนะนำ สามารถเลือกผู้แนะนำมาได้ในกรณีที่การขายนั้นมีค่าใช้จ่ายให้กับผู้แนะนำ |
| - | การขายสินค้าอื่นๆ รองรับการขายสินค้าอื่นๆร่วมด้วย โดยที่ไม่มีการตัดสต็อกสินค้า |
| 6. | ระบบการกำหนดราคาขาย เป็นส่วนงานที่ช่วยให้ผู้บริหารหรือฝ่ายที่รับผิดชอบ สามารถกำหนดราคาขายสินค้าแต่ละรายการตามที่ต้องการ (เหมาะสำหรับสินค้ามือสอง หรือสินค้าที่มีการตกแต่งเพิ่มเติม) โดยระบบจะมีการตรวจสอบสิทธิ์ในการกำหนดราคา สิทธิ์ในการอนุมัติ ซึ่งเมื่อกำหนดราคาขายเรียบร้อย พนักงานขายสามารถดำเนินการขายสินค้าได้โดยราคาที่ถูกต้อง |
| 7. | โอนและรับโอนสินค้าระหว่างสาขาใช้สำหรับรองรับงานโอนและรับโอนสินค้าในองค์กรที่มีหลายสาขา โปรแกรมสามารถทำการโอนสินค้า ไป – มา ระหว่างสาขาได้ โดยแบ่งการโอนออกเป็น 2 แบบ คือ |
| 7.1 | โอนระหว่างสาขา เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยใช้ฐานข้อมูลเดียวกันโปรแกรมจะทำการรับโอนให้อัตโนมัติ |
| 7.2 | โอนตัดสต็อก เป็นการโอนในลักษณะที่สำนักงานใหญ่และสาขาย่อยไม่ได้ใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน สาขาที่รับโอนจะต้องบันทึกการรับโอนด้วยตนเอง |
| 8. | เอกสารการขายต่างๆใช้สาหรับการบันทึกเอกสารต่างๆที่ออกให้กับลูกค้าได้แก่การออกใบกากับภาษีขาย การออกใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เป็นต้น |
| 9. | ระบบบันทึกค่าส่งเสริมการขายใช้สาหรับบันทึกรับค่าส่งเสริมการขายที่ทำรายการขายแบบขายส่งไฟแนนซ์ โดยลูกค้าทำสัญญาเช่าซื้อกับบริษัทไฟแนนซ์ต่างๆ ซึ่งจะนำไปใช้ประโยชน์ในการบันทึกรายรับค่าส่งเสริมการขาย การรับเงินค่าส่งเสริมการขายและการติดตามค่าส่งเสริมการขายที่ยังค้างรับ เป็นต้น |
| 10. | ระบบรายรับอื่นๆ เป็นส่วนงานที่รองรับการบันทึกรายรับต่างๆที่นอกเหนือจากการขายสินค้า และเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการใช้งานโปรแกรมสามารถให้เลือกรับชาระเงินออกใบกากับภาษีและออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าในครั้งเดียวได้ รวมทั้งสามารถออกใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้อื่นๆได้ด้วย และมีรายงานต่างๆที่เกี่ยวกับรายรับอื่นๆอย่างครบถ้วน เช่น รายงานรายรับอื่นๆรายงานการรับเงิน รายงานยอดหนี้ค้างชาระ รายงานภาษีขายอื่นๆ เป็นต้น |
| 11. | รายงาน ใช้สาหรับการเรียกดูและพิมพ์รายงานต่างๆที่มีอยู่ในระบบทั้งหมดโดยแยกออกเป็นสองส่วน ได้แก่ |
11.1 รายงานทั่วไป เป็นรายงานที่เกี่ยวกับข้อมูลต่างๆที่บันทึกไว้ในโปรแกรมเช่น
| - | รายงานประวัติการซื้อขายของลูกค้า |
| - | รายงานสรุปยอดรับเงินสดและสรุปยอดตามใบขาย |
| - | รายงานราคาสินค้าทั้งแบบขายปลีกและรวมทุกราคา |
| - | รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า |
| - | รายงานการเปลี่ยนสถานที่เก็บสินค้า |
| - | รายงานเอกสารทางทะเบียน และรายงานอื่นๆ |
| 11.2 | รายงานภาษี เป็นรายงานที่เกี่ยวกับภาษีซื้อและภาษีขายโดยตรง |
| - | รายงานการออกใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ |
| - | รายงานการรับใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ |
|