|
Introduction |
Top Next |
|
โปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ (Parts and Service System - PSS) โปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ มีวัตถุประสงค์เพื่อรองรับงานในด้านการบริหารจัดการสต็อกอะไหล่ งานบริการ ใช้ได้ทั้งองค์กรแบบสำนักงานเดียวและแบบมีสาขา (แบบ Online) โดยระบบงานจะมีการควบคุมสต็อกอะไหล่ การจัดซื้อสินค้า การคำนวณสูตรการสั่งซื้อสินค้า งานขายสินค้า มีหลายรูปแบบ เช่น ขายปลีก ขายส่ง ขายโปรโมชั่น ขายแคมเปญ เป็นต้น ระบบชี้รูปภาพ งานศูนย์บริการและบริการนอกสถานที่ ทั้งการซ่อมสินค้าที่เป็นสินค้าภายใน และงานซ่อมทั่วๆไป ควบคุมระบบการโอนและรับโอนสินค้า ซึ่งระบบงานทั้งหมดในโปรแกรมจะช่วยให้สามารถควบคุมและบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ส่วนประกอบของโปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการ 1. ระบบงาน เป็นการกำหนดมาตรฐานของระบบสำหรับเริ่มต้นการใช้โปรแกรม ประกอบด้วย - ข้อมูลของระบบ เป็นการวางเงื่อนไขในการจัดการบริหารงานเช่น ด้านระบบงานทั่ว ๆไป งานเอกสาร เป็นต้น - ข้อมูลบริษัท/ข้อมูลสาขา เพื่อใช้เป็นหัวเอกสารในระบบ - กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานของแต่ละกลุ่มงาน โดยจะนำไปกำหนดในตัวของผู้ใช้โปรแกรมในลำดับต่อไป 2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย - ข้อมูลลูกค้า และข้อมูลผู้จำหน่าย เป็นการเก็บข้อมูลลูกค้าและข้อมูลผู้จำหน่ายเข้าระบบ หากมีการใช้งาน โปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์ หรือ โปรแกรมระบบเช่าซื้อร่วมด้วย สามารถดึงข้อมูลของลูกค้าจากระบบดังกล่าวมาสร้างเป็นข้อมูลลูกค้าในระบบนี้ได้ โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ หรือดึงข้อมูลจากเครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด - ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า เป็นส่วนงานที่เกี่ยวกับการจัดการรายละเอียดของอะไหล่ กำหนดรหัส-ชื่ออะไหล่ กำหนดราคาขาย เปอร์เซ็นต์ส่วนลด เมนูปรับปรุงสต็อก เมนูข้อมูลสินค้าทดแทน เป็นต้น - ข้อมูลทั่วไป เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ในหน้าเมนูการทำงานต่างๆ เช่น ข้อมูลหลักสินค้า ข้อมูลจังหวัด/อำเภอ ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลายรับอื่นๆ เป็นต้น - ข้อมูลงานบริการ เป็นการสร้างฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ เช่น ๐ ข้อมูลกลุ่มรายการซ่อมและข้อมูลประเภทการซ่อม เพื่อใช้แบ่งแยกประเภทงานซ่อม ทำให้สามารถตรวจสอบงานได้ว่า ในแต่ละช่วงเดือนมีประเภทงานซ่อมใดบ้าง เช่น งานซ่อมอุบัติเหตุ งานซ่อมเคลม งานซ่อมทั่วไป งานเช็คระยะ เป็นต้น ๐ ข้อมูลกลุ่มราคาค่าบริการและข้อมูลราคาค่าบริการ เป็นการกำหนดค่าบริการให้เป็นมาตรฐานในการซ่อมงานแต่ละกลุ่ม และสามารถกำหนดราคาได้หลายระดับ ๐ ข้อมูลรายการเช็คระยะ สามารถสร้างเป็นฐานข้อมูลเพื่อกำหนดรายละเอียดการเช็คระยะ ตามมาตรฐานของรถแต่ละยี่ห้อ/แต่ละรุ่น ที่ต้องเข้ารับการเช็คระยะเพื่อทำการบำรุงรักษาเครื่องยนต์ และทำให้สะดวกรวดเร็วในการทำงานยิ่งขึ้น 3. ระบบงานเกี่ยวกับการจัดซื้อ งานจัดซื้อเป็นการจัดสรรสินค้าเข้าสต็อกซึ่งมีส่วนงานหลักๆ ดังนี้ - การขอสั่งซื้อและการสั่งซื้อ สามารถเลือกรายการสินค้ามาทำการขอสั่งซื้อหรือดึงสินค้าจากการคำนวณด้วยสูตร ABC หรือดึงสินค้าจากการคำนวณสินค้าที่คงเหลือต่ำกว่าจุดที่กำหนด เพื่อนำไปประมวลผลเพื่อทำการสั่งซื้อ กรณีที่สั่งซื้อสินค้าไปยังผู้จำหน่ายแล้วแต่ได้รับสินค้าไม่ครบตามที่สั่ง ระบบสามารถให้ทำการเคลียร์ค้างรับได้ - การรับสินค้า เป็นการรับสินค้าที่สามารถรับตามใบสั่งซื้อ หรือนอกการสั่งซื้อก็ได้ และเมื่อทำการรับสินค้าแล้ว ระบบได้มีเมนูการพิมพ์บาร์โค้ต เพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างบาร์โค้ตนำไปติดที่สินค้าได้ด้วย นอกจากนั้นโปรแกรมยังมีฟังก์ชั่นในการคำนวณสินค้าที่ควรสั่งซื้อให้อัตโนมัติ เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วต่อการทำงาน ฟังก์ชั่นช่วยคำนวณมี 2 แบบให้เลือกใช้ ดังนี้
คิดจากสินค้าคงเหลือในสต็อกว่ากำหนดให้สินค้าใน Stock มีจานวนต่ำสุดเท่าไร 4. ระบบงานเกี่ยวกับการขายสินค้า งานขายแบ่งออกเป็น 5 รูปแบบ ได้แก่ ขายปลีก, ขายปลีก(คูปอง),ขายส่ง,ขายโปรโมชั่น และขาย Campaign การขายทั้ง 5 รูปแบบ เป็นการแยกประเภทการขายให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ซึ่งแต่ละประเภทการขาย จะมีการคิดส่วนลดจากสินค้าแต่ละรายการ ส่วนลดของลูกค้า อีกทั้งกำหนดรายการสินค้าเพื่อนำมาทำการขายในแบบขายโปรโมชั่นหรือขาย Campaign และเพื่อการจัดการบริหารด้านการขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โปรแกรมได้มีระบบชี้รูปภาพอะไหล่ไว้อำนวยความสะดวกให้กับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย อีกทั้งมีเมนูที่เกี่ยวข้องกับงานขายอีก เช่น การรับการสั่งซื่อจากลูกค้า,การรับคืนสินค้าจากการขาย,การเสนอราคา และการวางบิล เป็นต้น 5. ระบบงานเกี่ยวกับงานด้านบริการ งานบริการเป็นส่วนงานที่มีความจำเป็นสำหรับการบริการหลังการขาย ซึ่งในโปรแกรมนี้จะมีเมนูเพื่อรองรับงาน ดังนี้
งานบริการยังมีการควบคุมเวลาการทำงานของช่าง เพื่อใช้ตรวจสอบประสิทธิภาพของช่างแต่ละคนว่าใช้เวลามากน้อยแค่ไหนในการซ่อมแต่ละ Job และทำให้ทราบได้ว่ามี Job ใดบ้างที่ต้องรออะไหล่ด้วยเหตุใด เมื่อทำการซ่อมเสร็จโปรแกรมจะคำนวณค่าใช้จ่ายในงานบริการให้โดยอัตโนมัติทั้งในส่วนของค่าอะไหล่และค่าบริการ นอกจากนี้ระบบยังมีเมนูบันทึกภาพการซ่อม เพื่อเก็บภาพงานแต่ละขั้นตอนไว้ตรวจสอบด้วย
6. ระบบงานบริการนอกสถานที่ เป็นการให้บริการที่เหมาะกับยานยนต์ที่มีขนาดใหญ่ เช่น รถแทรกเตอร์ เป็นต้น ทำให้ลูกค้ามีความสะดวกมากขึ้นโดยไม่ต้องนำสินค้ามารับการบริการที่บริษัท และฝ่ายงานบริการสามารถวางแผนงานการให้บริการหรือการตรวจเช็คบำรุงล่วงหน้าได้ ระบบจะเก็บข้อมูลระยะทางในการเดินทาง วันและเวลาในการเดินทาง อีกทั้งค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
7. ระบบงานซ่อมภายใน งานซ่อมภายในเป็นการนำรถที่มีในบริษัทมาทำการซ่อมหรือตกแต่งเพิ่มเติมก่อนนำไปขาย หากใช้โปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์ ร่วมด้วยสามารถดึงรถจากโปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์มาทำการซ่อมหรือตกแต่งในระบบงานซ่อมภายในได้ ช่วยให้สะดวกในการกรอกข้อมูลรถที่นำมาซ่อม และจะนำค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากระบบงานนี้ไปรวมเป็นราคาต้นทุนรถในโปรแกรมระบบซื้อ-ขายยานยนต์ให้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องมาคำนวณราคาเองให้เสียเวลาอีกต่อไป นอกจากนั้นยังควบคุมงานอื่นๆ ดังต่อไปนี้
8. ระบบงานเบิก/รับสินค้าภายใน สำหรับงานในส่วนของการเบิกสินค้าภายในเป็นการเบิกสินค้าเพื่อใช้ภายในบริษัท เช่น เบิกอะไหล่เพื่อนำไปซ่อมรถของบริษัทหรือเบิกเพื่อนำไปให้ลูกค้าดู เป็นต้น และโปรแกรมยังควบคุมงานรับสินค้าภายในอาจจะเป็นการรับสินค้าที่มีการเบิกไปใช้ภายในบริษัท หรือรับสินค้าที่ไม่ใช่จากการซื้อ 9. ระบบงานยืม/คืน แบ่งออกเป็น
10. ระบบการโอนและรับโอนสินค้า เนื่องจากโปรแกรมอะไหล่เป็นโปรแกรมที่สามารถออนไลน์ได้ ถ้าร้านที่มีสาขาแล้วเกิดการขาดอะไหล่บางตัวแล้วอีกสาขามีสินค้าสามารถที่จะโอนสินค้าไปให้ได้โดยจะเก็บข้อมูลไว้ให้ทราบ และมีการควบคุม Stock สำหรับการโอน-รับโอนอย่างดี ซึ่งการโอนนั้นสามารถให้เลือกได้ 2 วิธีคือ
11. ระบบบัญชีและการเงิน จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนคือ
12. ระบบรายรับอื่นๆ งานรายรับอื่นๆของโปรแกรมอะไหล่เป็นรายรับอื่นๆที่ไม่ใช่จากการขายอะไหล่ เช่น ค่าตรวจสภาพทั่วไป ค่าบริการการล้างรถ เป็นต้น ควบคุมการรับชำระเงิน การออกใบกำกับภาษีอย่างย่อและอย่างเต็ม การออกใบเพิ่มหนี้อื่นๆ การออกใบลดหนี้อื่นๆ การออกใบเสร็จรับเงินอื่นๆ ซึ่งจะควบคุมจำนวนเงินที่รับเข้ามาจากทางอื่นได้อย่างครอบคลุมมากยิ่งขึ้น 13. ระบบการปรับปรุงสต็อก การปรับปรุง Stock เป็นการอำนวยความสะดวกให้ในกรณีเกิดการผิดพลาดจากพนักงานที่หยิบอะไหล่ออกไปไม่ถูกต้อง หรือเกิดการสูญหายโดยหาสาเหตุไม่ได้ ระบบจึงมีเมนูนี้เพื่อช่วยให้สามารถปรับจำนวนสินค้าเพิ่มหรือลดได้ ให้ตรงตามความเป็นจริงที่มีอยู่ แต่ด้วยเมนูนี้มีความสำคัญเพราะเกี่ยวเนื่องกับจำนวนของสินค้า ราคาทุนเฉลี่ยของสินค้า จึงต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์ให้ใส่รหัสผ่านเพื่อเข้าใช้งาน
14. รายงาน สำหรับรายงานของโปรแกรมระบบสต็อกอะไหล่และศูนย์บริการนั้นมีหลากหลายให้ผู้ใช้ได้เลือกดูตามความต้องการ
|