บันทึกการติดต่อ Call Center

คือเมนูที่ Call Center ใช้ในการเพิ่ม แก้ไข ดูรายละเอียดรถ แจ้งขอรับรถ-ส่งรถทดแทน ปิดงาน พิมพ์ใบนัดหมาย หรือยกเลิกข้อมูลการติดต่อ

ขั้นตอนการเปิดบันทึกการติดต่อ Call Center

-	เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนู Call Centerเ บันทึกการติดต่อ Call Center ดังรูป

-	และสามารถเปิดผ่านหน้าเมนูการติดต่อ Call Center ได้ โดยการกดที่ ในกรณีที่จะทำการเพิ่มข้อมูลการติดต่อ หรือกดคลิกขวาตรงรายการที่ต้องการดูแล้วเลือก แสดงรายละเอียด (อ่านเพิ่มเติมได้ที่เมนูการติดต่อ Call Center)

ขั้นตอนการทำงานหน้าเมนูบันทึกการติดต่อ Call Center

1. ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูลบันทึกการติดต่อ Call Center

1.1 กดปุ่มเพิ่มเ เลขที่ Call Center จะแสดงเลขรันอัตโนมัติ

สาขาที่ติดต่อจะแสดงตามสาขาที่ล็อกอิน

วันที่ติดต่อจะแสดง ณ ปัจจุบัน (สามารถเปลี่ยนแปลงได้)

1.2 ทำการเลือกรถที่จะเปิดงานโดยการ กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องเลขทะเบียน โปรแกรมจะแสดงหน้าค้นหาข้อมูลขึ้นมา สามารถค้นหาได้จาก เลขทะเบียน, หมายเลขเครื่อง, หมายเลขตัวถัง, เลขที่สัญญา, ชื่อผู้ใช้รถ, นามสกุลผู้ใช้รถ, ชื่อผู้เช่า, นามสกุลผู้เช่า, สถานะรถ ดังรูป

ใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาจากนั้นกด OK โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลรถ

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรถคันที่ต้องการ โปรแกรมจะดึงข้อมูลทะเบียนรถ ผู้เช่ารถ ผู้ใช้รถมาแสดง ดังรูป

1.3 สามารถเลือกดูรายละเอียดรถของคันที่เลือกได้โดยการคลิกที่

หลังช่องเลขทะเบียน โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดรถขึ้นมา

1.3.1 แท็บแรกแสดงข้อมูลรายละเอียดรถ และสัญญาเช่า

1.3.2 แท็บที่ 2 จะแสดงข้อมูลประกันภัย

1.3.3 แท็บที่ 3 จะแสดงประวัติการซ่อม ซึ่งจะแสดงทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

- ส่วนของรายละเอียดการติดต่อ

1.3.4 แท็บที่ 4 จะแสดงข้อมูลประดับยนต์ (สิ่งที่ติดมากับรถตั้งแต่รับเข้า)

1.3.5 แท็บที่ 5 จะแสดงข้อตกลงการเช่า

1.3.6 สามารถพิมพ์ประวัติการซ่อมได้โดยกดปุ่ม

ซึ่งสามารถเลือกรูปแบบการออกเอกสารได้ 2 แบบคือ

จากนั้นกด

เพื่อออกจากหน้ารายละเอียดรถ

1.4 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องประเภทการติดต่อ โปรแกรมจะแสดง Lookup ประเภทการติดต่อ กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการแจ้งซ่อมที่ต้องการ

1.5 คลิกที่

หลังช่องชื่อผู้ติดต่อ โปรแกรมจะแสดง Lookup รายชื่อผู้ที่เคยแจ้งเรื่องด้วยรถคันนี้มาแล้ว (หากรถคันนี้เปิดงานเป็นครั้งแรก Lookup จะไม่แสดงรายชื่อ) ดังรูป

แต่หากชื่อผู้ติดต่อไม่ใช่คนเดิม หรือเป็นการติดต่อใหม่ครั้งแรก ให้ใส่ข้อมูลต่างๆ ดังนี้

1.6 คลิก

หลังช่องผู้รับเรื่อง โปรแกรมจะแสดง Lookup รายชื่อผู้ใช้โปรแกรม (โปรแกรมจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็นชื่อผู้ใช้โปรแกรมที่ Login เข้าระบบ) ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายชื่อผู้รับเรื่อง

1.7 คลิก

หลังช่องกลุ่ม: โปรแกรมจะแสดง Lookup รายชื่อกลุ่ม Call Center ขึ้นมาให้เลือก ดังรูป (หากกำหนดกลุ่ม Call Center ในข้อมูลผู้ใช้โปรแกรม เมื่อเลือกชื่อผู้รับเรื่อง ช่อง “กลุ่ม” จะแสดงโดยอัตโนมัติ)

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกกลุ่ม Call Center ที่ต้องการ

1.8 ใส่ข้อมูลช่อง เบอร์โทร: , เบอร์มือถือ: , Fax: ของผู้รับเรื่องให้เรียบร้อย (หากกำหนดข้อมูลดังกล่าว ในข้อมูลผู้ใช้โปรแกรม เมื่อเลือกชื่อผู้รับเรื่อง ข้อมูลดังกล่าวจะแสดงโดยอัตโนมัติ)

1.9 พิมพ์รายละเอียดการติดต่อให้ครบถ้วนเรียบร้อย

1.10 ช่องผู้ทำรายการจะแสดงตามชื่อผู้ Login เข้าระบบ แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการคลิกที่

ด้านหลังช่องผู้ทำรายการเ กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกชื่อผู้ทำรายการ

1.11 ช่อง

จะแสดงตามเลขไมล์ล่าสุดที่เคยบันทึกเปิด Job หรือที่เคยบันทึกในช่องเลขไมล์ปัจจุบันจากเลขที่ Call Center ที่เคยเปิดงานไปแล้ว

1.12 ป้อนเลขไมล์รถลูกค้าในช่อง

1.13 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องประเภทการซ่อม โปรแกรมจะแสดง Lookup ประเภทการซ่อมให้เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกประเภทการซ่อมที่ต้องการ

1.14 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องลักษณะการซ่อม โปรแกรมจะแสดง Lookup แสดงลักษณะการซ่อมให้เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกลักษณะการซ่อมที่ต้องการ

1.15 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องเช็คระยะ โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลรายการเช็คระยะให้เลือก

1.15.1 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องประเภท โปรแกรมจะแสดง Lookup ประเภทรถให้เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกประเภทรถที่ต้องการ

1.15.2 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องยี่ห้อ โปรแกรมจะแสดง Lookup ยี่ห้อของประเภทรถให้เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกยี่ห้อรถที่ต้องการ

1.15.3 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องรุ่น โปรแกรมจะแสดง Lookup รุ่นของยี่ห้อรถให้เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรุ่นรถที่ต้องการ

1.15.4 กด Enter หรือคลิกที่

หลังช่องเช็คระยะ โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการเช็คระยะของรถยี่ห้อ รุ่น ตามที่เลือก กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการเช็คระยะที่ต้องการ

1.15.5 คลิกเลือก

ด้านบนระยะที่ต้องการเข้าเช็คระยะ (สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือยกเลิกข้อมูลเช็คระยะได้จากโปรแกรม PSSเ ข้อมูลเ ข้อมูลการซ่อม/บริการเ ข้อมูลกลุ่มรายการที่สั่งซ่อมเ ข้อมูลรายการเช็คระยะ) จากนั้นกด บันทึก

รายการข้อมูลแจ้งซ่อมที่กำหนดไว้ในข้อมูลรายการเช็คระยะจะเทข้อมูลมาให้ (สามารถแก้ไขเองได้) ดังรูป

1.16 รายการแจ้งซ่อม มีวิธีการใช้งานดังนี้

1.16.1 การเพิ่มรายการแจ้งซ่อมสามารถทำได้โดย กด Enter ที่ช่องรายการขอซ่อม หรือคลิกที่

ทางด้านขวาของช่องรายการขอซ่อม ดังรูป

โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการที่สั่งซ่อม (สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือยกเลิกรายการที่สั่งซ่อมได้จากโปรแกรม PSSเ ข้อมูลเ ข้อมูลการซ่อม/บริการเ ข้อมูลกลุ่มรายการที่สั่งซ่อมเ ข้อมูลรายการที่สั่งซ่อม) ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ

1.16.2 การแก้ไขรายการที่ขอซ่อม ทำได้โดยกด ดับเบิ้ลคลิกตรงรายการที่ต้องการแก้ไข หรือคลิกที่

ทางด้านขวา (ตัวอย่าง ต้องการแก้ไขเปลี่ยนรายการลำดับที่ 2) ดังรูป

โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการที่สั่งซ่อมขึ้นมาอีกครั้ง กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการที่ต้องการเปลี่ยน

(จากรูปตัวอย่าง รายการลำดับที่ 2 แก้ไขเรียบร้อย)

1.16.3 การลบรายการที่สั่งซ่อม สามารถทำได้โดยคลิกขวาตรงรายการที่ต้องการลบเ เลือก “ลบรายการ” ดังรูป

1.17 แท็บรายการอะไหล่ที่ต้องใช้ มีวิธีการใช้งานดังนี้

1.17.1 การเพิ่มรายการแจ้งซ่อมสามารถทำได้โดย กด Enter ที่ช่องรหัส หรือคลิกที่

ทางด้านขวาของช่อง ดังรูป

โปรแกรมจะแสดง Lookup รายการอะไหล่ให้เลือก (รายการอะไหล่นี้ดึงจากข้อมูล Price List จากโปรแกรม PSS) ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ

(การแก้ไขและลบรายการอะไหล่ที่ต้องใช้ ทำได้ด้วยวิธีการเดียวกันกับรายการแจ้งซ่อม ในข้อ 1.16.2 และ 1.16.3)

1.17.1 วันที่เข้าศูนย์บริการ (นัดหมาย) โปรแกรมจะตั้งค่าเริ่มต้นไว้เป็นวันทีปัจจุบัน (สามารถเปลี่ยนแปลงได้) ทำการใส่ข้อมูลวันที่และเวลาที่ลูกค้านัดเข้าศูนย์

1.17.2 ตรงคำว่า “ซ่อมเสร็จ” จะติ๊กถูกในช่อง

พร้อมกับใส่วันที่และเวลา ก็ต่อเมื่อรถลูกค้าตามเลขที่ Call Center นี้ทำการซ่อมเสร็จเรียบร้อยแล้วเท่านั้น (ส่งผลถึง “รายงานนำรถเข้าซ่อม”)

1.17.3 ใส่ข้อความในช่อง หมายเหตุ/สถานที่รับรถ หากลูกค้าต้องการให้หนักงานไปรับรถ

1.17.4 ติ๊กถูกในช่อง

หากลูกค้าต้องการให้พนักงานไปรับรถ และเลือกว่าให้ไปรับที่กรุงเทพฯ หรือต่างจังหวัดได้ที่ช่อง

1.18.1 ติ๊กถูกที่ช่อง

หากลูกค้าต้องการรถทดแทน

1.18.2 ใส่ข้อมูลวันที่และเวลาในช่อง “วันที่(ต้องการรถทดแทน:)”

1.18.3 ใส่ข้อมูลลงในช่อง “สถานที่(ต้องการรถทดแทน:)”

1.19 ข้อมูลการเลือกศูนย์บริการ

เลือกข้อมูลศูนย์บริการได้ ดังรูป

- Mobile คือ ต้องส่งรถลูกค้าไปซ่อมศูนย์ภายนอก

1.19.2

หากเลือกศูนย์บริการภายนอก จะต้องระบุศูนย์บริการด้วย ดังนี้

1.19.2.1 เลือกศูนย์บริการได้โดย กด Enter หรือคลิกที่

ด้านหลังช่องศูนย์บริการ โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลกลุ่มศูนย์บริการ ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกรายการที่ต้องการ

1.19.2.2 เลือกสาขาศูนย์บริการได้โดย กด Enter หรือคลิกที่

ด้านหลังช่องสาขาศูนย์บริการ โปรแกรมจะแสดง Lookup ชื่อศูนย์บริการ ดังรูป

กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกรายการที่ต้องการ

ข้อมูลต่าง ๆ ของศูนย์บริการก็จะเทข้อมูลมาให้ ดังรูป

เมื่อคลิกที่ Icon Map

โปรแกรมจะแสดงพิกัดแผนที่ที่ทำการสร้างไว้จากเมนู ข้อมูลศูนย์บริการ

1.20	โปรแกรมจะแสดงข้อมูลการติดต่อ Call Center ที่เคยติดต่อเข้ามา

แท็บตรวจสอบการแก้ไขสถานะอื่นๆ

1.21	โปรแกรมจะแสดงข้อมูลการแก้ไขสถานะอื่นๆ ของเลขที่การติดต่อนี้

ตรวจสอบข้อมูลอีกรอบให้ครบถ้วน เมื่อเรียบร้อยดีแล้ว กด บันทึก

1.22 หากเลือกให้พนักงานไปรับรถ หรือต้องการรถทดแทน โปรแกรมจะแสดงหน้าเมนู “บันทึกรับรถ/ขอรถทดแทน” โดยอัตโนมัติ

1.23	ช่อง จะแสดงใบเลขเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเมื่อทำการแลกเปลี่ยนรถเรียบร้อยแล้ว

1.24	ช่องวันที่ใช้รถทดแทน/รับรถ โปรแกรมดึงข้อมูลมาจากหน้าเมนูบันทึกการติดต่อ Call Center ส่วนของข้อมูลการร้องขอรถทดแทน สามารถเปลี่ยนแปลงได้

1.25	ช่องสถานที่ โปรแกรมดึงข้อมูลมาจากหน้าเมนูบันทึกการติดต่อ Call Center ส่วนของข้อมูลการร้องขอรถทดแทน สามารถเปลี่ยนแปลงได้

1.26	ใส่ข้อมูลในช่อง รายละเอียดขอรถทดแทนให้ครบถ้วน เป็นข้อความที่จะส่งไปถึงฝ่ายรถทดแทน

1.28	โปรแกรมจะ Preview เอกสารใบนัดหมายขึ้นมา เสร็จสิ้นการเพิ่มข้อมูลการติดต่อ

2. ขั้นตอนการค้นหาข้อมูลบันทึกการติดต่อ Call Center

2.1 กดปุ่มค้นหาเ โปรแกรมจะแสดงหน้าค้นหาข้อมูล สามารถค้นหาได้จาก เลขที่ Call Center, วันที่ติดต่อ, เลขทะเบียน, จังหวัด, รหัสลูกค้า, คำนำหน้าผู้เช่า, ชื่อผู้เช่า, คำนำหน้าผู้ใช้, ผู้ใช้รถ, หมายเลขเครื่อง, หมายเลขตัวถัง, ประเภท, สถานะรถ ดังรูป

2.2 ใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาเ กด OKเ โปรแกรมจะแสดง Lookup ข้อมูลบันทึกการติดต่อ Call Centerเ กด Enter หรือดับเบิ้ลคลิกรายการที่ต้องการ

3. ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลบันทึกการติดต่อ Call Center

3.1 กดปุ่มค้นหาเ ทำตามขั้นตอนที่ 2.1, 2.2

3.2 กด แก้ไขเ โปรแกรมจะทำการตรวจสอบสิทธิ์เ ให้ใส่ชื่อและรหัสผ่านผู้ใช้โปรแกรมพร้อมหมายเหตุ ดังรูป

3.3 ทำการแก้ไขข้อมูลเ จากนั้นกด บันทึก

3.4 โปรแกรมจะ Preview เอกสารที่แก้ไขแล้วขึ้นมาอีกครั้ง

ข้อควรระวัง : รถหลักลูกค้าไม่สามารถแก้ไขได้ แต่ข้อมูลส่วนอื่นสามารถแก้ไขข้อมูลได้เกือบทั้งหมด จึงอาจเกิดการผิดพลาดของการรับ-ส่งรถได้ถ้ามีการส่งเรื่องไปแผนกรถทดแทนแล้ว

4. ขั้นตอนการยกเลิกบันทึกการติดต่อ Call Center

4.1 กดปุ่มค้นหาเ ทำตามขั้นตอนที่ 2.1, 2.2

4.2 กดปุ่ม ยกเลิกเ โปรแกรมจะตรวจสอบสิทธิ์ในการยกเลิกข้อมูลเ ใส่ชื่อและรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรม พร้อมกับหมายเหตุเ กด OK

ข้อควรระวัง : การติดต่อ Call Center ที่ยกเลิกแล้วจะไม่สามารถแก้ไขหรือทำให้กลับมาเป็นสถานะปกได้อีก ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนทำการยกเลิกข้อมูล

หากมีการส่งเรื่องไปแผนกรถทดแทนแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกการติดต่อ Call Center ได้ ต้องทำการยกเลิกขึ้นตอนต่าง ๆ ที่ส่งเรื่องไปแผนกรถทดแทนก่อน จึงจะสามารถยกเลิกการติดต่อได้

5.1 กดปุ่มค้นหาเ ทำตามขั้นตอนที่ 2.1, 2.2

5.2 กดปุ่ม

เ โปรแกรมจะตรวจสอบสิทธิ์ในการพิมพ์เอกสารซ้ำเ ใส่ชื่อและรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรม พร้อมกับหมายเหตุเ กด OKเ โปรแกรมจะ Preview เอกสารขึ้นมาอีกครั้ง

6.1 กดปุ่มค้นหาเ ทำตามขั้นตอนที่ 2.1, 2.2

6.2 กดปุ่ม

โปรแกรมจะแจ้งเตือนให้ยืนยันการปิดงาน

6.3 กด “Yes” ถ้าต้องการปิดงาน กด “No” ถ้าไม่ต้องการปิดงาน เมื่อกด “Yes” โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูป

การปิดงานแตกต่างจากการยกเลิกเอกสารตรงที

-	สามารถปิดงานได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าจะส่งเรื่องไปแผนกรถทดแทนแล้วหรือว่ายังไม่ได้ส่งเรื่อง เพียงแต่ถ้ากด “ปิดงาน” จะไม่สามารถทำขั้นตอนใด ๆ ต่อไปได้

-	สามารถกด “ยกเลิกปิดงาน” เพื่อให้สถานะของการติดต่อกลับมาเป็นปกติได้อีกครั้ง

7.1 กดปุ่มค้นหาเ ทำตามขั้นตอนที่ 2.1, 2.2

7.2 กดปุ่ม

โปรแกรมจะแจ้งเตือนให้ยืนยันการยกเลิกปิดงาน

7.3 กด “Yes” ถ้าต้องการยกเลิกปิดงาน กด “No” ถ้าไม่ต้องการ เมื่อกด “Yes” โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูป