บันทึกรับรถ/ขอรถทดแทน

       รถทดแทน--> บันทึกรับรถ/ขอรถทดแทน

รูปที่ img02_1

       เมนูบันทึกรับรถ/ขอรถทดแทน เป็นเมนูที่แผนกรถทดแทนไม่ต้องสร้างข้อมูลเอง แต่โปรแกรมสร้างข้อมูลให้อัตโนมัติ จากเมนูบันทึกการติดต่อ  โดยที่แผนกรถทดแทนสามารถพูดคุยโต้ตอบกับแผนก Call Center ที่เมนูนี้ ซึ่งมีรายละเอียดและวิธีการใช้งานดังจะกล่าวต่อไป

ขั้นตอนการทำงาน มีดังนี้

1.ขั้นตอนการเพิ่มข้อมูล ทำได้ดังนี้

       1.1. กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด

1.2. โปรแกรมรันให้อัตโนมัติ ซึ่งแต่ตัวมีความหมายดังนี้

       RC หมายถึง  อักษรนำของเอกสาร

       01   หมายถึง  รหัสสาขา เช่น 01 คือสำนักงานใหญ่

       16   หมายถึง  ปี ค.ศ. หรือ ปี พ.ศ.

       03   หมายถึง  เดือนปัจจุบัน เช่น 03 เดือนมีนาคม

        /   หมายถึง  อักขระคั่น

       004 หมายถึง  เลขรันของเอกสาร

หมายเหตุ: หากย้อนวันที่บันทึก เลขเอกสารจะรันตามวันที่บันทึก และเลขรันเอกสารจะต่อท้ายจากเลขรันล่าสุด

เช่น บันทึกย้อนไปวันที่ 01/01/2559 (เลขรันเอกสารล่าสุด 0048) เมื่อบันทึกแล้ว เลขเอกสารคือ

RC011601/0049

1.3. โปรแกรมแสดงค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบันเสมอ สามารถแก้ไขได้ โดยคลิกที่

     ตัวเลขแล้วคีย์เอง หรือคลิกรูป (ปฏิทิน) เพื่อเลือกวันที่ แสดงดังรูป img02_2

รูปที่ img02_2

1.4. โปรแกรมแสดงค่าเริ่มต้นเป็น 

      ชื่อผู้ล็อกอินเสมอ สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม จะแสดง Lookup ข้อมูลผู้ใช้โปรแกรม สามารถเลือก

      การค้นหา โดยคลิกที่หัว Column แล้วคีย์ข้อมูลที่ต้องการ กดปุ่ม Enter เพื่อเลือกรายการ หรือใช้ลูกศร

      เลื่อนขึ้น - ลง ดังรูป img02_3

รูปที่ img02_3

       1.5. เลือกเลขที่ Call Center โดยกดปุ่ม จะแสดง Lookup

     ข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการรถทดแทน แต่ยังไม่ได้บันทึกแจ้งรับรถ/ขอรถทดแทน (เมนูบันทึกการติดต่อ Call

     Center) สามารถเลือกการค้นหา โดยคลิกที่หัว Column แล้วคีย์ข้อมูลที่ต้องการ กดปุ่ม Enter เพื่อเลือก

     รายการ หรือใช้ลูกศรเลื่อนขึ้น - ลง ดังรูป img02_4

รูปที่ img02_4

       1.6. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ ไม่สามารถแก้ไขได้

       1.7. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ

     สามารถแก้ไขได้

1.8. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขได้

1.9. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขได้ (ถ้ามี)

1.10. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ สามารถแก้ไขได้ (ถ้ามี)

1.11. โปรแกรมแสดงให้อัตโนมัติ หากมีการบันทึก

       แลกเปลี่ยนรถ/ส่งรถทดแทน

       1.12. Tab รายละเอียดลูกค้า แสดงรายละเอียดสัญญา และการแจ้งขอรถทดแทนหรือพนักงานรับรถ ซึ่งช่องที่

       พื้นสีเหลืองไม่สามารถแก้ไขได้ ดังรูป img02_5

รูปที่ img02_5

               ส่วนที่ต้องคีย์ข้อมูลเพิ่มเติมคือ

       - วันที่ใช้รถทดแทน/รับรถ, เวลา: โปรแกรมแสดงค่าเริ่มต้นวันที่ปัจจุบันเสมอ สามารถแก้ไขได้ โดยคลิก

ที่ตัวเลขแล้วคีย์เอง หรือคลิกรูป (ปฏิทิน) เพื่อเลือกวันที่

               - สถานที่: คีย์ข้อมูลสถานที่ส่งรถให้ลูกค้า

               - รายละเอียดขอรถทดแทน: คีย์ข้อมูลคุณสมบัติของรถที่ลูกค้าต้องการ

       1.13. กดปุ่ม เพื่อบันทึกรายการ

       1.14. กดปุ่ม เพื่อยกเลิกรายการ

       1.15. กดปุ่ม เพื่อปิดเมนู

       1.16. Tab ประวัติการขอให้ไปรับรถ/ขอรถทดแทน แสดงข้อมูลการอนุมัติรถทดแทน และการโต้ตอบระหว่าง

       แผนกรถทดแทน และแผนก Call Center ดังรูป img02_6

รูปที่ img02_6

       1.17. การสร้างรายการไปรับรถ/ขอรถทดแทน ทำได้ดังนี้

- กดปุ่ม เพื่อสร้างรายการ จะแสดงหน้าต่างขึ้นมาเพื่อคีย์

รายละเอียดที่ต้องการแจ้งแผนก Call Center ดังรูป img02_7

รูปที่ img02_7

               - กดปุ่ม หากต้องการบันทึกรายการ

               - กดปุ่ม หากไม่ต้องการบันทึกรายการ

       1.18. การอนุมัติรถทดแทน ทำได้ดังนี้

               - กดปุ่ม เพื่ออนุมัติรถ และเลือกรถทดแทน ดังรูป img02_8

รูปที่ img02_8

- กดปุ่ม จะแสดงฟอร์มการค้นหาข้อมูล สามารถค้นหาจากเลขทะเบียน, หมายเลขเครื่อง, หมายเลขตัวถัง ดังรูป img02_9

รูปที่ img02_9

               - ค้นหาจากเลขทะเบียน: ป้อนข้อความที่ค้นหา (ปล่อยว่างเพื่อเลือกทั้งหมด)

               - กดปุ่ม หากต้องการค้นหา แสดงดังรูป img02_10

รูปที่ img02_10

               - กดปุ่ม หากต้องการยกเลิกการค้นหา

               - กดดับเบิ้ลคลิกที่รายการ เพื่อดูรายละเอียด

1.19. Tab รายละเอียดรถทดแทน แสดงข้อมูลรถทดแทน ดังรูป img02_11

รูปที่ img02_11

       1.20. Tab ประวัติการรับ-ส่งรถ แสดงข้อมูลการรับ-ส่งรถ ดังรูป img02_12

รูปที่ img02_12

2.ขั้นตอนการค้นหาข้อมูล ทำได้ดังนี้

       2.1.กดปุ่ม จะแสดงฟอร์มการค้นหาข้อมูล สามารถค้นหาจากเลขที่ใบขอรถทดแทน, วันที่ใบแจ้ง,

วันที่ใช้รถ, เลขที่ Call Center, วันที่ติดต่อ, เลขที่สัญญา, ชื่อผู้เช่า, ชื่อผู้ใช้รถ, เลขทะเบียน, หมายเลขเครื่อง, หมายเลข

ตัวถัง, สถานการณ์ทำงาน, สถานะ ป้อนข้อความที่ค้นหา (ปล่อยว่างเพื่อค้นหาทั้งหมด) ดังรูป img02_13

รูปที่ img02_13

- กดปุ่ม หากต้องการค้นหา สามารถเลือกการค้นหา โดยคลิกที่หัว Column แล้วคีย์ข้อมูล

ที่ต้องการ กดปุ่ม Enter เพื่อเลือกรายการ หรือใช้ลูกศรเลื่อนขึ้น - ลง แสดงดังรูป img02_14

รูปที่ img02_14

               - กดปุ่ม หากต้องการยกเลิกการค้นหา

3.ขั้นตอนการยกเลิกข้อมูล ทำได้ดังนี้

       3.1.กดปุ่มค้นหา (จากปุ่มค้นหาในข้อ2)

       3.2.กดปุ่ม เพื่อยกเลิกการอนุมัติรถทดแทน โปรแกรมจะตรวจสอบสิทธิ์ในการยกเลิก ใส่

    รหัสผ่าน พร้อมระบุ หมายเหตุ (ที่ต้องการยกเลิก ซึ่งหมายเหตุจะแสดงในรายการการแก้ไขยกเลิกข้อมูล)

    หรือใส่ชื่อล็อกอิน, รหัสผ่าน ของผู้ที่มีสิทธิ์ในการยกเลิกได้ ดังรูป img02_15

รูปที่ img02_15

         - กดปุ่ม จะแสดงข้อความ “ยกเลิกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว” ดังรูป img02_16

รูปที่ img02_16

                 - กดปุ่ม หากต้องการยกเลิกรายการ

                 - หากไม่มีสิทธิ์ในการยกเลิกข้อมูล จะแสดงดังรูป img02_17

รูปที่ img02_17

       3.3.กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด หากยังไม่ได้ยกเลิกการอนุมัติ จะแสดงข้อความแจ้ง

    เตือน ดังรูป img02_18

รูปที่ img02_18

       3.4.กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะตรวจสอบสิทธิ์ในการยกเลิก ใส่

    รหัสผ่าน พร้อมระบุ หมายเหตุ (ที่ต้องการยกเลิก ซึ่งหมายเหตุจะแสดงในรายการการแก้ไขยกเลิกข้อมูล)

    หรือใส่ชื่อล็อกอิน, รหัสผ่าน ของผู้ที่มีสิทธิ์ในการยกเลิกได้

- กดปุ่ม จะแสดงข้อความ “ยกเลิกเอกสารเรียบร้อยแล้ว” ดังรูป img02_19

รูปที่ img02_19

               - กดปุ่ม หากไม่ต้องการยกเลิกรายการ