บันทึกตั้งเจ้าหนี้

เมนูการทำงานนี้ใช้ในการตั้งหนี้ รวมถึงบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ไม่ได้เกิดจากการซื้อสินค้า เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ รวมถึงรับใบกำกับภาษีซื้อ เป็นต้น

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกตั้งเจ้าหนี้

เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนูเจ้าหนี้(AP) ---> บันทึกตั้งเจ้าหนี้ ดังรูป

เมื่อคลิกเลือกที่ เมนูบันทึกตั้งเจ้าหนี้ ระบบจะแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

การบันทึกรายการ มี 2 แบบ ขึ้นอยู่กับการเลือกข้อมูลกลุ่มรายจ่าย

การเลือกกลุ่มรายจ่ายแบบตามรายการตั้งหนี้ จะเป็นการลงบัญชีแยกส่วนของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการออกจากกันโดยสามารถระบุหมายเหตุของแต่ละค่าใช้จ่ายได้ เช่น การบันทึกค่าโทรศัพท์แยกสาขา ลงในเอกสารใบเดียวกัน

-	สร้างข้อมุลกลุ่มรายจ่ายอื่นๆ โดยเลือกว่า “บันทึกรายการลงบัญชีตามรายการตั้งหนี้”

-	สร้าง ข้อมูลรายการรายจ่ายอื่นๆ เพื่อ ผูกค่าใช้จ่ายไว้กับผังบัญชี (จะลงบัญชีตามรายการที่เซตเอาไว้)

-	สร้างข้อมูลรูปแบบการลงบัญชี-รายจ่ายอื่น เพื่อวางรูปแบบการลงบัญชีของแต่ละกลุ่มรายจ่าย

-	บันทึกรายการตั้งหนี้ โดยเลือกกลุ่มรายจ่ายที่เป็นแบบ รายการลงบัญชีตามรายการตั้งหนี้

ตัวอย่าง บันทึกรายการลงบัญชีตามรายการตั้งหนี้

2. การลงบัญชีตามกลุ่มรายจ่ายอื่นๆ

เป็นการลงบัญชีตามรูปแบบที่วางไว้ในรูปแบบการลงบัญชีรายจ่ายอื่นๆ จะเป็นการลงบัญชีค่าใช้จ่ายในบรรทัดเดียว ถึงแม้ว่าจะมีรายการตั้งหนี้หลายรายการก็ตาม เช่น ต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการซื้อวัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน หลายรายการ แต่ต้องการให้ลงบัญชีรวมยอดมาเป็นยอดเดียว

-	สร้างข้อมุลกลุ่มรายจ่ายอื่นๆ โดยไม่เลือก “บันทึกรายการลงบัญชีตามรายการตั้งหนี้”

-	สร้างข้อมูลรูปแบบการลงบัญชี-รายจ่ายอื่น เพื่อวางรูปแบบการลงบัญชีของแต่ละกลุ่มรายจ่าย

-	บันทึกรายการตั้งหนี้ โดยเลือกกลุ่มรายจ่ายที่เป็นแบบ ไม่เลือก”รายการลงบัญชีตามรายการตั้งหนี้”

ตัวอย่าง บันทึกรายการลงบัญชีตามกลุ่มรายจ่ายอื่นๆ

โปรแกรมใช้ Enter เป็นหลัก เมื่อกดปุ่ม Enter Cursor จะโฟกัสไปตามลำดับ หาก Enter แล้ว Cursor ไม่ไปก็ให้ใช้เมาส์คลิกเลือกรายการ

ขั้นตอนการทำงานบันทึกตั้งเจ้าหนี้ สามารถทำได้ดังนี้

ขั้นตอนการเพิ่มและทำรายการ เมนูบันทึกตั้งเจ้าหนี้

-	เลือกเจ้าหนี้ โดยการกด Enter หรือกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอ เงื่อนไขการค้นหา สามารถค้าหาจากข้อมูลเจ้าหนี้ เช่น รหัส,ชื่อ,นามสกุล เป็นต้น หรือ ค้นหาจากที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน ดังรูป

-	ระบบจะแสดงหน้าจอ ดังรูป ดับเบิลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ ระบบจะเทรายการมาให้

-	เลือกกลุ่มรายจ่าย (ซึ่งในการเลือกกลุ่มรายจ่ายต้องทราบว่าจะลงบัญชีแบบไหน ตามรายการตั้งหนี้ หรือ ตามกลุ่มรายจ่ายอื่นๆ ตามตัวอย่างด้านบน )โดยการกด Enter หรือกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล จากนั้น ดับเบิลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

-	เลือก อ้างอิงถึง โดยการกด Enter หรือกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล จากนั้น ดับเบิลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

-	สามารถเปลี่ยน สาขา ฝ่าย แผนก โครงการ ได้ โดยกดปุ่ม ถ้ารายการตั้งเจ้าหนี้มีภาษี และได้รับใบกำกับภาษีจากเจ้าหนี้ ให้ใส่เลขที่ใบกำกับภาษีด้วย

การเลือกรายการตั้งหนี้สามารถทำได้ 2 วิธี คือ

1. เลือกรายการตั้งหนี้โดยไม่มีใบสั่งซื้อ

ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล จากนั้น ดับเบิลคลิกเลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

-	ใส่จำนวน ราคา และกำหนดว่ารายการมีภาษีหรือไม่ (รายการที่สั่งซื้อ สามารถใส่ได้หลายรายการ)

-	กดปุ่ม โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงเอกสารก่อนพิมพ์ (Preview) มาให้

2. เลือกรายการตั้งหนี้โดยมีใบสั่งซื้อ

-	เลือกเลขที่ใบสั่งซื้อ โดยการกด Enter หรือกดปุ่ม จะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล เลือกหัวข้อการค้นหาตรง “ค้นหาจาก” ใส่ข้อมูลที่จะค้นหาตรงช่อง "ป้อนข้อความที่ค้นหา" แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel ดังรูป

เลือกรายการที่ต้องการ ระบบจะเทรายการมาให้

-	กดปุ่ม โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงเอกสารก่อนพิมพ์ (Preview) มาให้

ขั้นตอนการค้นหาข้อมูลรายการตั้งหนี้

-	เมื่อกด “Yes” จะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล เลือกหัวข้อการค้นหาตรง “ค้นหาจาก” ใส่ข้อมูลที่จะค้นหาตรงช่อง "ป้อนข้อความที่ค้นหา" แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel ดังรูป

-	เลือกรายการที่ต้องการค้นหา ระบบจะเทรายการมาให้

ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลรายการตั้งหนี้

-	กดปุ่ม เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข (ดูขั้นตอนการค้นหาข้อ 2)

-	กดปุ่ม ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการแก้ไข ถ้าไม่ต้องการตรวจสอบกดปุ่ม Cancel ดังรูป

ขั้นตอนการยกเลิกรายการตั้งหนี้

-	กดปุ่ม เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก (ดูขั้นตอนการค้นหาข้อ 2)

-	กดปุ่ม ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการยกเลิก ถ้าไม่ต้องการตรวจสอบกดปุ่ม Cancel ดังรูป

ระบบจะแสดงหน้าจอข้อความ ให้ยืนยันการยกเลิกรายการตั้งหนี้

- กดปุ่ม YES เพื่อต้องการยืนยันการยกเลิกเอกสาร

- กดปุ่ม NO เพื่อต้องการ Cancel การยกเลิก

-	กดปุ่ม เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก (ดูขั้นตอนการค้นหาข้อ 2)

-	กดปุ่ม ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการพิมพ์ ถ้าไม่ต้องการตรวจสอบกดปุ่ม Cancel ดังรูป

-	กดปุ่ม เพื่อยืนยันการตรวจสอบสิทธิ ถ้ามีสิทธิในการพิมพ์ระบบจะทำการพิมพ์เอกสาร ดังรูป

กดปุ่ม

เพื่อขยาย - ลด หน้าจอแสดงเอกสาร

แต่ถ้าไม่มีสิทธิในการพิมพ์เอกสารจะไม่สามารถพิมพ์ใบตั้งหนี้ได้ ระบบจะทำการแจ้งเตือนดังรูป