บันทึกใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

       เมนูบันทึกใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ เป็นการทำงานที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้า สามารถทำรายการสั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายได้ครั้งละมากกว่าหนึ่งรายการ  หรือจะวางเงินมัดจำให้กับผู้จำหน่ายพร้อมการสั่งซื้อได้ โดยมีประเภทการชำระเงินให้เลือก เช่น เงินสด เช็ค เงินโอน บัตรเครดิต และอื่นๆ เป็นต้น สามารถแยกการทำงานออกเป็น 3 แบบ คือ

       1. สั่งซื้อแบบระบุรายการ และวางเงินมัดจำ

       2. สั่งซื้อแบบไม่ระบุรายการ และวางเงินมัดจำ

       3. สั่งซื้อ โดยไม่วางเงินมัดจำ

โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ 

เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนูจัดซื้อ ---> บันทึกใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ  ดังรูป

รูปที่ img1_1

       กดปุ่ม Enter หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ ระบบจะทำการแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

รูปที่ img1_3

หน้าบันทึกใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 7 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ระบุรายละเอียดใบสั่งซื้อ ประกอบด้วย

รูปที่ img1_4

  เลขที่ใบสั่งซื้อ ระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ (ซึ่งสามารถตั้งค่าได้ที่ ระบบ --> กำหนดเลขที่เอกสาร) มีรายละเอียด ดังนี้

       - "PO" คือ อักษรนำ

       - "01" คือ เลขแสดงสาขา (จากระบบ)

       - "14" คือ ปี ค.ศ. (กำหนดค่าที่ ข้อมูลบริษัท)

       - "08" คือ เลขเดือนปัจจุบัน

       - "/" คือ อักขระคั่น

       - "0001" คือ จำนวนหลักเลขรัน

   วันที่สั่งซื้อสินค้า ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม หรือ

คีย์วันที่เองได้

วันที่จะได้รับสินค้าจากผู้จำหน่าย โดยประมาณ สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม หรือ คีย์วันที่เองได้

วันที่ทำรายการใบสั่งซื้อสินค้า ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน ไม่สามารถแก้ไขได้

ชื่อผู้ทำรายการใบสั่งซื้อสินค้า

ประเภทของการลงบัญชี กรณีที่ใบสั่งซื้อลงบัญชีต่างกัน สามารถเลือกประเภทการลงบัญชีได้ (ซึ่งประเภทนี้จะเชื่อมกับ ระบบบัญชี )

แสดงสถานะของเอกสาร

ส่วนที่ 2 แท็บรายละเอียดการวางมัดจำ เป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดชื่อผู้จำหน่าย และประเภทของการชำระเงินมัดจำ

รูปที่ img1_5

       - เลขที่เอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเอกสารใบสั่งซื้อ สามารถคีย์เองได้

       - ช่องชื่อผู้จำหน่าย สามารถเลือกโดยการกดปุ่ม (สร้างเป็นข้อมูลในระบบ)

       - เลือก เมื่อต้องการชำระเงินค่าสินค้าเป็นเงินสด และระบุจำนวนเงิน

       - เลือก เมื่อต้องการชำระเงินค่าสินค้าเป็นเช็ค และใส่รายละเอียดเช็คให้ครบถ้วน

       ปุ่มรูป สำหรับเลือกเช็คจ่ายที่มีรายละเอียดเช็คในระบบแล้ว โดยข้อมูลเช็คจ่ายที่แสดงมาจากการ

บันทึกรายละเอียดเช็คจ่ายโปรแกรม MBA

       ปุ่มรูป สำหรับสร้างเช็คจ่ายที่ยังไม่มีข้อมูลในระบบ โดยเมื่อบันทึกข้อมูล รายการเช็คจ่ายจะลงในระบบ MBA ให้โดยอัตโนมัติ

- เลือก เมื่อต้องการชำระเงินค่าสินค้าเป็นบัตรเครดิต และใส่รายละเอียดข้อมูลบัตรเครดิต

       - เลือก เมื่อต้องการชำระเงินค่าสินค้า โดยผ่านระบบการโอนเงิน 

               ปุ่มรูป สำหรับเลือกรายการเลขที่บัญชี ที่โอนเงิน(รายการเลขบัญชีที่แสดงมาจากการบันทึกข้อมูล        เลขที่บัญชีธนาคาร โปรแกรม MBA)

       - เลือก ในกรณีที่มีค่าอื่นๆที่ต้องชำระเงิน เช่น ค่าธรรมเนียม ในการโอนเงิน เป็นต้น

               ปุ่มรูป สำหรับเลือกรายการที่ต้องการชำระเงิน (รายการที่แสดงมาจาก เมนูข้อมูลรายการชำระเงินค่าอื่นๆ)

       - รวมเงินมัดจำ คือ ยอดรวมเงินมัดจำทั้งหมด

       - ใช้มัดจำ คือ ยอดใช้เงินมัดจำ

       - คืนมัดจำ คือ ยอดคืนเงินมัดจำ

       - รวมราคาสินค้า คือ ยอดรวมเงินค่าสินค้าทั้งหมด

หมายเหตุ ประเภทของการชำระเงินสามารถเลือกได้มากกว่า 1 รายการ

ส่วนที่ 3 แถบรายละเอียดการวางมัดจำ ส่วนของการระบุเงื่อนไขในการจองสินค้า

รูปที่ img1_6

       - เลือก กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินสด

       - เลือก กรณีที่ซื้อสินค้า โดยการผ่อน

ส่วนที่ 4 แถบรายละเอียดการสั่งซื้อ : ระบุรายละเอียดสินค้า จำนวนที่สั่งซื้อ ราคาสินค้า และเงินมัดจำของสินค้าแต่ละรายการ สามารถระบุรายการสินค้าได้มากกว่าหนึ่งรายการ และในส่วนของเงินมัดจำ เป็นการระบุเงินมัดจำของแต่ละรายการ(ถ้าต้องการวางเงินมัดจำแยกตามรายการสินค้า ให้กรอกข้อมูลในส่วนนี้ด้วย)

รูปที่ img1_24

ส่วนที่ 5 แถบรายละเอียดการสั่งซื้อ : รายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม เป็นรายของแถมที่มากับสินค้า อุปกรณ์ที่สั่งติดตั้งเพิ่มเติม สามารถคีย์รายการได้หรือเลือกรายการจากฐานข้อมูลได้ ซึ่งมาจากข้อมูลรายการของแถม(จัดซื้อ) ถ้าต้องการดึงรายการให้กดปุ่ม หรือกด Enter ก็ได้ 

ในกรณีสั่งติดตั้งอุปกรณ์ ต้องการรับอุปกรณ์ที่เปลี่ยนออกและรับกลับมา ให้เลือกทำเครื่องหมายที่ช่อง “ต้องรับกลับ” และอุปกรณ์ที่รับกลับ ต้องกรอกรหัสสินค้า ให้กดปุ่ม หรือกด Enter ก็ได้ โดยรหัสสินค้าที่มาแสดงจะเป็นสินค้าที่อยู่ในระบบอะไหล่และศูนย์บริการ และระบุจำนวนที่ต้องรับกลับ กรณีที่ยังไม่สามารถระบุรหัสสินค้าที่รับกลับได้ ให้เลือกทำเครื่องหมายที่ช่อง “ต้องรับกลับ” ไม่ต้องเลือกรหัสสินค้า และจำนวนรับกลับ

รูปที่ img1_25

ส่วนที่ 6 แถบรายละเอียดการสั่งซื้อ :  ส่วนของการเงิน เป็นการสรุปยอดเงินค่าสินค้า และยอดวางเงินมัดจำของสินค้าแต่ละรายการ

รูปที่ img1_26

หมายเลข 1 สรุปยอดของรายการสินค้าและรายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม

แสดง ราคาสินค้า (ไม่รวม vat) รวมกันแต่ละรายการ + ราคาของแถมหรืออุปกรณ์เพิ่มเติม (ไม่รวม vat)

แสดง ยอดรวมของส่วนลด (ไม่รวม vat) ของสินค้าแต่ละรายการ

ได้จาก ยอดรวม - ส่วนลด

ระบบจะคำนวณภาษีให้อัตโนมัติตามค่าของระบบ  (ภาษี 7% ได้จากการกำหนดค่าจาก หน้ากำหนดค่าเริ่มต้น 1)

ได้จาก ราคาก่อนภาษี + ภาษี

หมายเลข 2 สรุปยอดของการวางเงินมัดจำของสินค้าแต่ละรายการ

แสดง ยอดเงินมัดจำไม่รวมภาษี

แสดงภาษีเงินมัดจำ (กรณีเงินมัดจำมีภาษีเลือก กรอกรายละเอียดใบกำกับภาษีให้ครบถ้วน)

แสดงยอดเงินรวมภาษี

ส่วนที่ 7 ส่วนของการจัดการทำงานสำหรับหน้านี้

รูปที่ img1_36

กดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อทำการสร้างใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม “ยกเลิก” เพื่อต้องการยกเลิกเอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำที่ทำการบันทึกแล้ว

กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อต้องการยืนยันการสร้างใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม “Cancel” เพื่อต้องการยกเลิกการสร้างรายการใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม “ค้นหา” เพื่อต้องการค้นหาข้อมูลใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม “เคลียร์ค้างรับ” เคลียร์รายการสินค้าที่ยังไม่ได้รับ หรือ ค้างรับ

กดปุ่ม “พิมพ์ใบสั่งซื้อ” เพื่อต้องการพิมพ์เอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม “ปิด” เพื่อต้องการปิดหน้าเมนูการทำงานใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

ขั้นตอนการทำงาน

1.ขั้นตอนการเพิ่มรายการ มีดังนี้

สั่งซื้อสินค้า และวางเงินมัดจำ

       1.  กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด

       2. กรอกข้อมูลส่วนของรายละเอียดการวางมัดจำให้ครบถ้วน ดังนี้

               2.1 เลขที่อ้างอิง

               2.2 ชื่อผู้จำหน่าย โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด ระบบจะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูล เลือกชื่อผู้จำหน่ายที่ต้องการ

               2.3 เลือกประเภทการชำระเงิน ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ

- เงินสด เลือก และใส่จำนวนเงิน

               - เช็ค เลือก

               กรณีที่มีข้อมูลเช็คในระบบอยู่แล้ว คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด ระบบจะแสดง        

หน้าจอการค้นหา โดยกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel ดังรูป

รูปที่ img1_45

               กรณีไม่มีรายการเช็คอยู่ในระบบ และต้องการสร้างเช็คจ่าย คลิกปุ่ม จะแสดงหน้าสร้างรายการเช็คจ่าย กรอกข้อมูลให้ครบ แล้วคลิกปุ่ม ดังรูป

       - บัตรเครดิต เลือก กรอก จำนวนเงิน,เลขที่,ชื่อบัตรเครดิต ธนาคาร โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่มEnter จะแสดงหน้าจอค้นหาธนาคาร เลือกธนาคารที่ต้องการ , วันหมดอายุบัตร สามารถคีย์วันที่ใส่ได้ หรือ กดปุ่ม เพื่อเลือกวันที่

               - เงินโอน เลือก กรอก จำนวนเงิน , เลขที่บัญชี โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายละเอียดเลขที่บัญชี เลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการ

               - อื่นๆ  เลือกกรอกจำนวนเงิน , อื่นๆ โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายการชำระเงินค่าอื่นๆ เลือกรายการที่ต้องการ

       3. กรอกข้อมูลรายละเอียดสินค้า ดังนี้

       - เลือกประเภท,ยี่ห้อ,รุ่น,แบบ,สี โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอให้เลือกประเภท ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี เลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

รูปที่ img1_48

       - กรอก เลขทะเบียน(ถ้ามี)

       - กรอก ราคารวม Vat

       - กรอก จำนวนที่สั่งซื้อ

       - กรอกเงินมัดจำ

หมายเหตุ หากต้องการลบรายละเอียดสินค้า คลิกขวา ตรงรายการที่ต้องการลบ แล้วคลิกที่ 

       4. กรอกข้อมูลส่วนของรายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม

       - กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหารายการของแถม จากนั้น เลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

       5. เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงรายการก่อนพิมพ์  (Preview)

วางเงินมัดจำ โดยไม่ระบุรายการสินค้า

       1.  กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด

       2. กรอกข้อมูลส่วนของรายละเอียดการวางมัดจำให้ครบถ้วน ดังนี้

               2.1 เลขที่อ้างอิง

               2.2 ชื่อผู้จำหน่าย โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูล เลือกชื่อที่ต้องการ

               2.3 เลือกประเภทการชำระเงิน ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ

- เงินสด เลือก เมื่อชำระเงินมัดจำเป็นเงินสด และใส่จำนวนเงิน

- เช็ค เลือก เมื่อชำระเงินมัดจำเป็นเช็ค พร้อมใส่รายละเอียดเช็ค

               กรณีที่มีข้อมูลเช็คในระบบอยู่แล้ว คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอการค้นหา โดยกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel        ดังรูป

รูปที่ img1_45

               กรณีที่ยังไม่มีเช็คอยู่ในระบบ และต้องการสร้างเช็ค คลิกปุ่ม จะแสดงหน้าสร้างรายการเช็คจ่าย        กรอกข้อมูลให้ครบ แล้วคลิกปุ่ม ดังรูป

                - บัตรเครดิต เลือก กรอก จำนวนเงิน,เลขที่,ชื่อบัตรเครดิต ธนาคาร โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอค้นหาธนาคาร เลือกธนาคารที่ต้องการ , วันหมดอายุบัตร สามารถคีย์วันที่ใส่ได้ หรือ กดปุ่ม เพื่อเลือกวันที่

               - เงินโอน เลือก กรอก จำนวนเงิน , เลขที่บัญชี โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายละเอียดเลขที่บัญชี เลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการ

               - อื่นๆ  เลือก กรอกจำนวนเงิน , อื่นๆ โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายการชำระเงินค่าอื่นๆ เลือกรายการที่ต้องการ

       3. เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงรายการก่อนพิมพ์  (Preview)

สั่งซื้อสินค้า โดยไม่วางเงินมัดจำ

       1.  กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด

       2. กรอกข้อมูลส่วนของรายละเอียดการวางมัดจำให้ครบถ้วน ดังนี้

               2.1 เลขที่อ้างอิง

               2.2 ชื่อผู้จำหน่าย โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูล เลือกชื่อที่ต้องการ

       3. กรอกข้อมูลส่วนของรายละเอียดการสั่งซื้อ ดังนี้

       - เลือกประเภท,ยี่ห้อ,รุ่น,แบบ,สี โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอให้เลือกประเภท ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี เลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

รูปที่ img1_48

       - กรอก เลขทะเบียน(ถ้ามี)

       - กรอก ราคารวม Vat

       - กรอก จำนวนที่สั่งซื้อ

หมายเหตุ หากต้องการลบรายละเอียดสินค้า คลิกขวา ตรงรายการที่ต้องการลบ แล้วคลิกที่ 

       4. กรอกข้อมูลส่วนของรายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม

- กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหารายการของแถม จากนั้นเลือกรายการที่ต้องการ ดังรูป

       5. เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงรายการก่อนพิมพ์  (Preview)

2.ขั้นตอนการค้นหารายการใบสั่งซื้อ

       1. กดปุ่ม จะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูล ช่องค้นหาจาก สามารถเลือกการค้นหาได้ ดังรูป

ช่อง "ป้อนข้อความที่ค้นหา" ให้ใส่ข้อมูลตามหัวข้อที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel ดังรูป

รูปที่ img1_50

       2. เลือกรายการใบสั่งซื้อ/วางมัดจำที่ต้องการค้นหา โดยกดปุ่ม Enter ที่คีบอร์ด หรือใช้ Mouse Click เลือกรายการที่ต้องการดูรายละเอียด

รูปที่ img1_51

       3. จะแสดงรายการใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ ดังรูป

รูปที่ img1_52

3.ขั้นตอนการยกเลิกรายการใบสั่งซื้อ

       1. กดปุ่ม

       2. เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก

       3. กดปุ่ม เพื่อทำการยกเลิกใบสั่งซื้อ ระบบจะแสดงหน้าจอข้อความ ให้ยืนยันการยกเลิกใบสั่งซื้อ

               - กดปุ่ม YES เพื่อต้องการยืนยันการยกเลิกเอกสารใบสั่งซื้อ

               - กดปุ่ม NO เพื่อต้องการ Cancel การยกเลิก

รูปที่ img1_53

       4. ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการยกเลิก ถ้าไม่ต้องการกดปุ่ม Cancel ดังรูป

รูปที่ img1_54

       5. กดปุ่ม เพื่อยืนยันการตรวจสอบสิทธิ ถ้ามีสิทธิการแก้ไขระบบจะทำการยกเลิกให้เรียบร้อย แสดงข้อความดังรูป

รูปที่ img1_55

       เมื่อกดปุ่ม ระบบจะทำการแสดงสถานะ “ยกเลิก” แต่ถ้าไม่มีสิทธิในการยกเลิกจะไม่สามารถยกเลิกใบสั่งซื้อได้ ระบบจะทำการแจ้งเตือนดังรูป

รูปที่ img1_57

4.ขั้นตอนการเคลียร์ค้างรับ

       1. กดปุ่ม

       2. เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการเคลียร์ค้างรับ 

       3. กดปุ่ม เพื่อเคลียร์รายการที่ค้างรับ ระบบจะแสดงหน้าจอข้อความ ให้ยืนยันการเคลียร์ค้างรับ

รูปที่ img1_58

กดปุ่ม ระบบจะเคลียร์ช่อง ให้มียอดเป็นศูนย์

5.ขั้นตอนการพิมพ์เอกสารใบสั่งซื้อ(เมื่อต้องการพิมพ์ซ้ำ)

       1. กดปุ่ม

       2. เลือกรายการใบสั่งซื้อที่จะพิมพ์เอกสาร

       3. กดปุ่ม

       4. ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการพิมพ์ ถ้าไม่ต้องการกดปุ่ม Cancel ดังรูป

รูปที่ img1_54

       5. กดปุ่ม เพื่อยืนยันการตรวจสอบสิทธิ ถ้ามีสิทธิในการพิมพ์ระบบจะแสดงเอกสาร ดังรูป

รูปที่ img1_60

กดปุ่ม เพื่อ ปริ้นเอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม เพื่อ Save เอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม เพื่อปิดหน้าจอเอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

กดปุ่ม เพื่อขยาย - ลด หน้าจอแสดงเอกสารใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

แต่ถ้าไม่มีสิทธิในการสั่งพิมพ์เอกสารซ้ำ จะไม่สามารถพิมพ์ใบสั่งซื้อได้ ระบบจะทำการแจ้งเตือน ดังรูป

รูปที่ img1_61