บันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

เมนูบันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ เป็นหน้าการทำงานเพื่อเคลียร์การสั่งซื้อสินค้ากับผู้จำหน่าย และรับคืนเงินมัดจำ (ถ้ามีการวางเงินมัดจำ) โดยมีรายละเอียดดังนี้

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

       เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนูจัดซื้อ ---> บันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ ดังรูป

                      รูปที่ img2_1

       กดปุ่ม Enter หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ ระบบจะทำการแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

                     รูปที่ img2_2

หน้าบันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 5 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ระบุเลขที่เอกสาร ระบบจะทำการสร้างเลขที่ใบรับคืนมัดจำ วันที่รับคืน ให้อัตโนมัติ ดังรูป

เลขที่ใบรับคืนมัดจำ ระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ (ซึ่งสามารถตั้งค่าได้ที่ ระบบ -->กำหนดเลขที่เอกสาร) มีรายละเอียด ดังนี้

เลขที่ใบรับคืนมัดจำ “DN011408/0003”

          - "DN" คืออักษรนำ

       -"01" คือเลขแสดงสาขา (จากระบบ)

       - "14" คือปี ค.ศ. (กำหนดค่าที่ ข้อมูลบริษัท)

       - "08" คือเลขเดือนปัจจุบัน

       - "/" คืออักขระคั่น

       - "0003" คือจำนวนหลักเลขรัน

วันที่รับคืนสินค้า สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม หรือคีย์วันที่เองได้

เลขที่ใบวางมัดจำ

ใส่ข้อความเพิ่มเติม

ประเภทการลงบัญชี (ซึ่งประเภทนี้จะเชื่อมกับ ระบบบัญชี )

วันที่ทำรายการ ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน ไม่สามารถแก้ไขได้

แสดงชื่อผู้รับคืนเงิน

แสดงสถานะของเอกสาร

ส่วนที่ 2 แถบรายละเอียดการคืนเงินมัดจำ เป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดการรับคืนเงินมัดจำ มีรายละเอียดดังนี้

                                                                       รูปที่ img2_17

       - เลขที่เอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเอกสารเคลียร์สั่งซื้อ สามารถคีย์เองได้

       - ช่องแสดงชื่อผู้จำหน่าย

       - ช่องแสดงที่อยู่ของผู้จำหน่าย

       - แสดงเบอร์โทรศัพท์ของผู้จำหน่าย

       - เลือก เพื่อแสดงการรับคืนเงินมัดจำเป็นเงินสด และระบุจำนวนเงิน

       - เลือก เพื่อแสดงการรับคืนเงินมัดจำเป็นเช็ค และใส่รายละเอียดเช็ค

       ปุ่มรูป สำหรับเลือกเช็ครับที่มีรายละเอียดเช็คในระบบแล้ว โดยข้อมูลเช็ครับที่แสดงมาจากการ

บันทึกรายละเอียดเช็ครับโปรแกรม MBA

               ปุ่มรูป สำหรับสร้างเช็ครับที่ยังไม่มีข้อมูลในระบบ โดยเมื่อบันทึกข้อมูล รายการเช็ครับจะลงในระบบ MBA ให้โดยอัตโนมัติ

       - เลือก เพื่อแสดงการรับคืนเงินมัดจำเป็นบัตรเครดิต และใส่รายละเอียดข้อมูลบัตร

       - เลือก เพื่อแสดงการรับคืนเงินมัดจำโดยผ่านระบบการโอนเงิน

       ปุ่มรูป สำหรับเลือกรายการเลขที่บัญชี ที่รับการโอนเงินเข้า (รายการเลขบัญชีที่แสดงมาจากการบันทึกข้อมูลเลขที่บัญชีธนาคาร โปรแกรม MBA)

       - เลือก ในกรณีที่มีค่าอื่นๆ เช่น ค่าธรรมเนียม เป็นต้น

       ปุ่มรูป สำหรับเลือกรายการอื่นๆ  (รายการที่แสดงมาจาก เมนูข้อมูลรายการรับชำระเงินค่าอื่นๆ)

แสดงยอดเงินมัดจำคงเหลือ

แสดงยอดเงินรวมการรับคืนเงินมัดจำ

แสดงยอดเงินรวมการรับคืนเงินมัดจำ เป็นตัวอักษร

ส่วนที่ 3 แถบรายละเอียดเคลียร์สั่งซื้อ เป็นส่วนที่จะแสดงรายละเอียดของสินค้าที่มีการสั่งซื้อไว้

                             รูปที่ img2_19

       รายการรายละเอียดสินค้าที่สั่งซื้อตามเอกสารการสั่งซื้อ ระบบจะนำมาแสดงให้อัตโนมัติ (ตามเลขที่ใบวางมัดจำที่เลือก) เพื่อใส่จำนวนที่คืน ในช่อง เท่านั้น ดังรูป

ส่วนที่ 4 รายละเอียดใบกำกับภาษี และการเงิน เป็นการแสดงรายละเอียดเอกสารใบกำกับภาษีซื้อ(ถ้ามี)

ส่วนของการแสดงรายละเอียดใบกำกับภาษีซื้อ(รับ)

แสดงเลขที่ใบกำกับภาษี

เลือกวันที่ตามในใบกำกับภาษี

เลือกวันที่เพื่อให้แสดงในรายงานภาษี

แสดงยอดจำนวนเงินรับคืนมัดจำรวม

เลือกภาษีเพื่อให้แสดงอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม 

แสดงจำนวนเงินภาษี

แสดงยอดเงิน = ช่องยอดรวม + ช่องภาษี

ส่วนที่ 5 ส่วนของการจัดการทำงานสำหรับหน้านี้

ส่วนของการแสดงปุ่มการทำรายการ มีรายละเอียดดังนี้

กดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อทำการสร้างใบเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

กดปุ่ม “ยกเลิก” เพื่อต้องการยกเลิกเอกสาร

กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อต้องการยืนยันกรทำรายการเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

กดปุ่ม “Cancel” เพื่อต้องการยกเลิกการสร้างรายการเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

กดปุ่ม “ค้นหา” เพื่อต้องการค้นหาข้อมูลเอกสารเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

กดปุ่ม “ปิด” เพื่อต้องการปิดหน้าบันทึกเคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

ขั้นตอนการทำงาน

1.ขั้นตอนการเพิ่มรายการ มีดังนี้

เคลียร์สั่งซื้อ/รับคืนเงินมัดจำ

       1. กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด  ระบบจะทำการ Run

พร้อมกับวันที่รับคืน ให้อัตโนมัติ ซึ่งวันที่สามารถแก้ไขได้

       2. เลือก โดยกดปุ่ม enter หรือ mouse click ที่ เพื่อทำการเลือกรายการเลขที่เอกสารจากช่องค้นหาจาก ระบบจะแสดง popup ในการค้นหาข้อมูลขึ้นมา

รูปที่ img2_11

สามารถเลือกหัวข้อในการค้นหาได้ตามรูป

  รูปที่ img2_12

เมื่อเลือกเอกสารจาก “ค้นหาจาก” แล้วพิมพ์ข้อมูลค้นหาที่ แล้วทำกดปุ่ม เพื่อยืนยันการค้นหา แต่ถ้าต้องการยกเลิกกดที่ปุ่ม

       3.เลือกรายการเอกสารที่ต้องการ กดปุ่ม Enter ที่ Keyboard ถ้าข้อมูลเลขที่ใบสั่งซื้อมีหลายๆใบ ข้อมูลจะแสดงรายการในหน้านี้ ดังรูป แต่ถ้ามีข้อมูลในการค้นหาเพียงรายการเดียวข้อมูลจะทำการแสดงข้อมูลให้โดยไม่ต้องเลือกรายการจากหน้านี้

รูปที่ img2_16

เมื่อเลือกรายการที่ต้องการรับคืนเงินมัดจำ ระบบจะแสดงแถบรายละเอียดคืนเงินมัดจำ ดังรูป

รูปที่ img2_17

และแถบรายละเอียดเคลียร์สั่งซื้อ จะแสดงดังรูป

                                               รูปที่ img2_165

เลือกประเภทการรับชำระเงิน โดยเลือกที่แถบรายละเอียดคืนเงินมัดจำ ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ

- เงินสด เลือก เมื่อรับชำระเงินคืนมัดจำเป็นเงินสด และใส่จำนวนเงิน

       - เช็ค เลือก เมื่อรับชำระคืนเงินมัดจำเป็นเช็ค พร้อมใส่รายละเอียดเช็ค

       กรณีที่มีข้อมูลเช็คในระบบอยู่แล้ว คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด จะแสดงหน้าจอการค้นหา โดยกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา แล้วกดปุ่ม OK หรือต้องการยกเลิกการค้นหากดปุ่ม Cancel        ดังรูป

รูปที่ img2_31

       กรณีที่ยังไม่มีเช็คอยู่ในระบบ และต้องการสร้างเช็ครับ คลิกปุ่ม จะแสดงหน้าสร้างรายการเช็ครับ

กรอกข้อมูลให้ครบ แล้วคลิกปุ่ม ดังรูป

รูปที่ img2_36

       - บัตรเครดิต เลือก  กรอก จำนวนเงิน,เลขที่,ชื่อบัตรเครดิต ธนาคาร โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอค้นหาธนาคาร เลือกธนาคารที่ต้องการ , วันหมดอายุบัตร สามารถคีย์วันที่ใส่ได้ หรือ กดปุ่ม เพื่อเลือกวันที่

       - เงินโอน เลือก กรอก จำนวนเงิน , เลขที่บัญชี โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายละเอียดเลขที่บัญชี เลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการ

       - อื่นๆ  เลือก กรอกจำนวนเงิน , อื่นๆ โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอรายการข้อมูลรับชำระเงินค่าอื่นๆ เลือกรายการที่ต้องการ

       4. เมื่อกรอกข้อมูลครบการรับชำระเงิน และจำนวนที่คืนแล้ว กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงรายการก่อนพิมพ์  (Preview) หรือกดปุ่ม เมื่อต้องการ

Cancel การสร้างใบรับคืนเงินมัดจำ

       5. กรณีที่รับชำระเงินคืนมัดจำ โดยเอกสารการสั่งซื้อไม่มีรายการสินค้าให้ใส่รายละเอียดเฉพาะ แถบคืนเงินมัดจำ และกดปุ่มบันทึก

เคลียร์สั่งซื้อ ไม่มีการรับคืนเงินมัดจำ

       1. กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด  ระบบจะทำการ Run

พร้อมกับวันที่รับคืน ให้อัตโนมัติ ซึ่งวันที่สามารถแก้ไขได้

       2. เลือก โดยกดปุ่ม enter หรือ mouse click ที่ เพื่อทำการเลือกรายการเลขที่เอกสารจากช่องค้นหาจาก ระบบจะแสดง popup ในการค้นหาข้อมูลขึ้นมา

                    รูปที่ img2_11

สามารถเลือกหัวข้อในการค้นหาได้ตามรูป

                    รูปที่ img2_12

เมื่อเลือกเอกสารจาก “ค้นหาจาก” แล้วพิมพ์ข้อมูลค้นหาที่ แล้วทำกดปุ่ม เพื่อยืนยันการค้นหา แต่ถ้าต้องการยกเลิกกดที่ปุ่ม

       3.เลือกรายการเอกสารที่ต้องการ กดปุ่ม Enter ที่ Keyboard ถ้าข้อมูลเลขที่ใบสั่งซื้อมีหลายๆใบ ข้อมูลจะแสดงรายการในหน้านี้ ดังรูป แต่ถ้ามีข้อมูลในการค้นหาเพียงรายการเดียวข้อมูลจะทำการแสดงข้อมูลให้โดยไม่ต้องเลือกรายการจากหน้านี้

รูปที่ img2_16

และแถบรายละเอียดเคลียร์สั่งซื้อ จะแสดงดังรูป

                                               รูปที่ img2_165

       4. ใส่จำนวนที่คืน ในแถบรายละเอียดเคลียร์สั่งซื้อ และแถบรายละเอียดคืนเงินมัดจำ ไม่ต้องเลือกรายการรับชำระเงิน

              5. เมื่อกรอกข้อมูลจำนวนที่คืนแล้ว กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ และจะแสดงรายการก่อนพิมพ์  (Preview) หรือกดปุ่ม เมื่อต้องการ Cancel การทำรายการ

2. ขั้นตอนการยกเลิกรายการ มีดังนี้

       1. กดปุ่ม เพื่อทำการค้นหาใบคืนเงินมัดจำที่ต้องการยกเลิก ระบบจะแสดงหน้าค้นหา ดังรูป

รูปที่ img2_101

       - เลือกที่ค้นหาจาก เพื่อทำการเลือกหัวข้อในการค้นหา ดังรูป

รูปที่ img2_102

       - ป้อนข้อความที่ต้องการค้นหา จากช่องป้อนข้อความที่ค้นหา โดยระบบจะแสดงเลขนำหน้าเอกสารในการค้นหาให้ขึ้นมาตามเดือนปัจจุบัน ในกรณีที่เลือกค้นหาจาก “เลขที่ใบรับคืนมัดจำ”

       - กดปุ่ม เพื่อต้องการยกเลิกการค้นหา

       - กดปุ่ม เพื่อยืนยันการค้นหา ระบบจำทำการแสดงหน้าจอให้เลือกใบรับคืนเงินมัดจำที่ต้องการยกเลิกดังรูป

รูปที่ img2_105

       2. เลือกใบคืนเงินมัดจำที่ต้องการยกเลิก กด Click หรือ Enter ที่รายการ ระบบจะทำการดึงข้อมูลใบคืนเงินมัดจำที่เลือกมาแสดง ดังรูป

รูปที่ img2_106

       3. กดปุ่ม เพื่อทำการยกเลิกเอกสารที่เลือก ระบบจะแสดงหน้าจอข้อความ ให้ยืนยันการยกเลิก

รูปที่ img2_107

       - กดปุ่ม  เพื่อ Cancel การยกเลิกใบคืนเงินมัดจำ

       - กดปุ่ม เพื่อยืนยันการยกเลิกใบคืนเงินมัดจำ เมื่อกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าการตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน ว่ามีสิทธิในการยกเลิกใบคืนเงินมัดจำหรือไม่ ดังภาพ

  รูปที่ img2_10

       - ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK เพื่อตรวจสอบสิทธิการยกเลิก ถ้าไม่ต้องการ กดปุ่ม Cancel ดังรูป

       4. กดปุ่ม เมื่อยืนยันการตรวจอบสิทธิ เมื่อกดปุ่ม แล้ว ถ้ามีสิทธิการแก้ไขระบบจะทำการยกเลิกให้เรียบร้อย แสดงข้อความดังรูป

รูปที่ img2_117

                     เมื่อกดปุ่ม ระบบจะทำการแสดงสถานะ “ยกเลิก” แต่ถ้าไม่มีสิทธิในการยกเลิกได้ ระบบจะทำการแจ้งเตือนดังรูป

รูปที่ img2_116

เมื่อระบบยกเลิกให้แล้วจะมีสถานการณ์ยกเลิกปรากฏบนสถานะด้านบนของหน้าจอ ดังรูป

รูปที่ img2_119

3. ขั้นตอนการค้นหาเอกสาร

       1. กดปุ่ม เพื่อทำการค้นหาใบคืนเงินมัดจำที่ต้องการ ระบบจะแสดงหน้าค้นหา ดังรูป

รูปที่ img2_101

       - เลือกที่ค้นหาจาก เพื่อทำการเลือกหัวข้อในการค้นหา ดังรูป

รูปที่ img2_102

       - ป้อนข้อความที่ต้องการค้นหา จากช่องป้อนข้อความที่ค้นหา โดยระบบจะแสดงเลขนำหน้าเอกสารในการค้นหาให้ขึ้นมาตามเดือนปัจจุบัน ในกรณีที่เลือกค้นหาจาก “เลขที่ใบรับคืนมัดจำ”

       - กดปุ่ม เพื่อต้องการยกเลิกการค้นหา

       - กดปุ่ม เพื่อยืนยันการค้นหา ระบบจำทำการแสดงหน้าจอให้เลือกใบรับคืนเงินมัดจำที่ต้องการ

ดังรูป

รูปที่ img2_105

       - จะแสดงรายการเอกสารที่ค้นหา ดังรูป