บันทึกการรับชำระเงิน

เมนูการทำงานนี้ใช้สำหรับการรับชำระเงินจากลูกค้า ซึ่งลูกค้าหนึ่งคนสามารถชำระได้หลายรายการ สามารถรับชำระเงินตามใบวางบิลได้ และสามารถเลือกประเภทการชำระเงินได้หลายวิธีพร้อมกันคือ ใช้ยอดลดหนี้, หักมัดจำ,เงินสด,ส่วนลด, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, การโอน, เช็ค, บัตรเครดิต, อื่นๆ (เช่น ค่าธรรมเนียมต่างๆ), หักจากเงินโอนไม่ทราบที่มา เมนูนี้สามารถเพิ่มข้อมูล ยกเลิกข้อมูล ค้นหาข้อมูล และพิมพ์เอกสารซ้ำได้ โดยในลำดับต่อไปจะอธิบายส่วนประกอบต่างๆ ของเมนู และขั้นตอนการใช้งาน

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกการรับชำระเงิน

เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนู ขายสินค้า เบันทึกการรับชำระเงิน ดังรูป

รูปที่ img11_1

เมื่อคลิกเลือกที่ เมนูบันทึกการรับชำระเงินแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

รูปที่ img11_2

บันทึกการรับชำระเงิน ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 7 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่1 เป็นส่วนของการเลือกและแสดงรายละเอียดของลูกค้า ประกอบไปด้วยชื่อผู้ซื้อ, มัดจำรวมคงเหลือ, ยอดหนี้รวมคงเหลือ, เลขที่ใบวางบิล, ยอดหนี้วางบิล, มัดจำคงเหลือ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ img11_3

       - สำหรับเลือกชื่อลูกค้า โดยกดปุ่ม

หรือ กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img11_3

สามารถเลือกการค้นหาข้อมูลจากรหัสลูกค้า คำนำหน้าชื่อ ชื่อลูกค้า นามสกุล เลขที่บัตรประชาชน ซึ่งสามารถใส่ข้อความที่ต้องการค้นหาได้ แล้วกดปุ่ม หรือ Enter หากต้องการยกเลิกการค้นหา กดปุ่ม ดังรูป

รูปที่ img11_3

       - สำหรับแสดงยอดมัดจำรวมคงเหลือทั้งหมด ที่ลูกค้ารายนั้นทำการวางเงินมัดจำไว้

       - สำหรับแสดงยอดหนี้รวมคงเหลือทั้งหมด ที่ลูกค้าทำรายการซื้อสินค้าไว้

       - สำหรับเลือกใบวางบิล หากต้องการชำระตามใบวางบิล โดยกดปุ่ม

หรือ กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img11_3

สามารถเลือกการค้นหาข้อมูลจากเลขที่ใบวางบิล, วันที่วางบิล, กำหนดชำระ, ยอดวางบิล, ยอดชำระ ,ตั้งแต่วันที่, ถึงวันที่ ซึ่งสามารถใส่ข้อความที่ต้องการค้นหาได้ แล้วกดปุ่ม หรือ Enter หากต้องการยกเลิกการค้นหา กดปุ่ม ดังรูป

รูปที่ img11_3

       - สำหรับแสดงยอดหนี้ที่วางบิล (เมื่อดึงใบวางบิล โปรแกรมจะแสดงให้

อัตโนมัติ)

       - สำหรับแสดงยอดมัดจำคงเหลือ ที่สามารถนำไปใช้ได้

ส่วนที่ 2 เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดของการรับชำระเงิน ประกอบไปด้วยเลขที่ใบรับเงิน, วันที่ชำระ, ผู้รับเงิน, หมายเหตุ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ img11_3

       - เลขที่ใบรับเงิน โปรแกรมจะสร้างขึ้นมาให้อัตโนมัติ (ซึ่งสามารถตั้งค่า

ได้ที่ระบบ --> กำหนดเลขที่เอกสาร) รูปแบบของเลขที่ใบรับเงินประกอบด้วย

"PR" คือ อักษรนำ

"01" คือ เลขสาขา

"57" คือ เลขปี พ.ศ. (กำหนดค่าที่ ข้อมูลบริษัท)

               "10" คือ เลขเดือนปัจจุบัน (เมื่อขึ้นเดือนใหม่เลขเอกสารก็จะเปลี่ยนไป ตามเดือนใหม่)

"/" คือ อักขระคั่น

"0002" คือ จำนวนเลขรัน

- วันที่ชำระ โปรแกรมจะแสดงวันที่ปัจจุบัน และสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข

ได้ โดยการกดปุ่ม เพื่อตรวจสอบสิทธิ์ในการเปลี่ยนวันที่รับชำระเงิน ระบุ ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน สาขา ดังรูป

รูปที่ img11_3

สามารถพิมพ์วันที่เอง หรือกดปุ่ม จะแสดงหน้าจอปฏิทินให้เลือกวันที่ ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - สำหรับเลือกชื่อพนักงานผู้รับเงิน โดยกด

ปุ่ม หรือ กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - สำหรับคีย์หมายเหตุ ถ้ามี

ส่วนที่ 3 เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดใบขายและยอดเงิน ประกอบไปด้วยเลขที่ใบขาย, วันที่ขาย, จำนวนเงิน, เพิ่มหนี้, ลดหนี้, ยอดรวม, ค้างชำระ, ยอดสุทธิ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ img13_7

       - สำหรับแสดงใบขาย โดยการกดปุ่ม Enter หรือ กด

ปุ่ม โปรแกรมจะแสดง Lookup การค้นหาใบขาย ดังรูป

รูปที่ img13_7

สามารถเลือกการค้นหาข้อมูลจากเลขที่ใบขาย, เลขที่ใบจอง, ชื่อลูกค้า(ชื่อผู้ซื้อ), ชื่อผู้จดทะเบียน, วันที่ขาย ,สถานะ ซึ่งสามารถใส่ข้อความที่ต้องการค้นหาได้ แล้วกดปุ่ม หรือ Enter หากต้องการยกเลิกการค้นหา กดปุ่ม ดังรูป

รูปที่ img13_7

เมื่อเลือกใบขายแล้ว โปรแกรมจะแสดงวันที่ขาย, จำนวนเงิน, เพิ่มหนี้(ถ้ามี), ลดหนี้(ถ้ามี) มาให้อัตโนมัติ

       - สำหรับแสดงยอดค้างชำระของรายการใบขายที่เลือกมาทั้งหมด

       - สำหรับแสดงยอดเพิ่มหนี้ (ถ้ามี)

       - สำหรับแสดงยอดรวม (มาจาก ค้างชำระ + เพิ่มหนี้)

       - สำหรับแสดงยอดลดหนี้ (ถ้ามี)

       - สำหรับแสดงยอดสุทธิที่รับเงินจริง (มาจาก ยอดรวม - ลดหนี้)

ส่วนที่ 4 เป็นส่วนของการเลือกประเภทการชำระเงิน ประกอบด้วย เงินสด, ใช้ยอดลดหนี้,หักมัดจำ, ส่วนลด, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, การโอน, เช็ค, บัตรเครดิต, อื่นๆ, หักจากเงินโอนไม่ทราบที่มา ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ img13_7

       - สำหรับชำระเงินโดยใช้ยอดลดหนี้

       - สำหรับชำระเงินโดยหักจากยอดเงินมัดจำ

       - สำหรับชำระเงินเป็นเงินสด

       - สำหรับการให้ส่วนลดในการชำระเงิน

       - สำหรับหักภาษี ณ ที่จ่าย

       - สำหรับแสดงยอดเงินรวมทั้งหมด

ทั้งที่เป็นตัวอักษร และตัวเลข

       - แท็บการโอน สำหรับใส่ยอดเงินโอน

       - สำหรับเลือกบัญชีที่โอน โดยกดปุ่ม หรือ กดปุ่ม Enter

โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - สำหรับแสดงชื่อธนาคาร (ระบบจะดึงมาแสดงให้อัตโนมัติ)

       - แท็บเช็ค สำหรับใส่ยอดเงินที่ชำระด้วยเช็ค

       - สำหรับเลือกเลขที่เช็ค โดยกดปุ่ม หรือกดปุ่ม เพื่อสร้าง

รายละเอียดเช็ค โปรแกรมจะดึง มาให้อัตโนมัติ

       - สำหรับแสดงชื่อธนาคาร (ระบบจะดึงมาแสดงให้อัตโนมัติ)

       - สำหรับแสดงชื่อสาขา  (ระบบจะดึงมาแสดงให้อัตโนมัติ)

       - แท็บบัตรเครดิต สำหรับเลือกใส่ยอดเงินที่ชำระด้วยบัตรเครดิต

       - สำหรับใส่เลขที่บัตรเครดิต

       - สำหรับใส่ชื่อเจ้าของบัตรเครดิต

       - สำหรับเลือกธนาคาร โดยกดปุ่ม หรือ กด Enter เพื่อ

เลือกรายการ

       - แท็บอื่นๆ สำหรับเลือกใส่ยอดเงินที่ชำระค่าอื่นๆ เช่น ค่าธรรมเนียมต่างๆ

       - สำหรับเลือกรายการ โดยกดปุ่ม หรือ กด Enter

โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - สำหรับใส่รายละเอียดค่าอื่นๆ (ถ้ามี)

       - แท็บหักจากเงินโอนไม่ทราบที่มา

สำหรับใส่ยอดชำระที่หักจากเงินโอนไม่ทราบที่มา

- สำหรับเลือกเลขที่บัญชี โดยกดปุ่ม หรือ กดปุ่ม Enter

แล้วเลือกเลขที่บัญชี

- สำหรับแสดงธนาคาร

- สำหรับแสดงสาขาธนาคาร

- สำหรับเลือกรายการเลขที่เงินโอน โดยกดปุ่ม

หรือ กดปุ่ม Enter โปรแกรมจะแสดง Lookup ดังรูป

รูปที่ img13_7

ส่วนที่ 5 เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดของการชำระเงิน ประกอบไปด้วยเลขที่ใบรับเงิน, วันที่, จำนวนเงิน, สถานะ, และยอดเงินรวม รายการที่แสดงนี้จะแสดงทั้งที่รับชำระเพิ่มและรายการที่มีการยกเลิกแล้ว

รูปที่ img13_7

ส่วนที่ 6 เป็นส่วนของการแสดงรายละเอียดของผู้ทำรายการ วันที่ทำรายการ(แสดงวันที่ปัจจุบันเสมอ) และสถานะของการรับชำระเงิน ดังรูป

รูปที่ img13_7

ส่วนที่ 7 เป็นส่วนของปุ่มการทำงานต่างๆ ของเมนูการรับชำระเงิน ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - กดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อทำการสร้างบันทึกการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม “ยกเลิก” เมื่อต้องการยกเลิกบันทึกการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อต้องการบันทึกการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม “Cancel” เมื่อไม่ต้องการทำรายการ

       - กดปุ่ม “ค้นหา” เพื่อต้องการค้นหาข้อมูลบันทึกการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม “พิมพ์ใบเสร็จ” เพื่อต้องการพิมพ์เอกสารการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม “ปิด” เมื่อต้องการปิดหน้าเมนูการทำงานบันทึกการรับชำระเงิน

ขั้นตอนการทำงาน สามารถทำได้ดังนี้

1. ขั้นตอนการเพิ่มรายการการรับชำระเงิน

- กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด แล้วกดปุ่ม Enterโฟกัสจะไปที่ชื่อผู้ซื้อ

โดยการกดปุ่ม Enter หรือกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอลูกค้า จากนั้น ดับเบิลคลิกเลือกลูกค้าที่ต้องการ หรือใช้ปุ่มลูกศรเลื่อนขึ้น-ลง บนคีย์บอร์ด แล้วกดปุ่ม Enter

- เลือก โดยการกดปุ่ม Enter หรือกดปุ่ม

- เลือก โดยการกดปุ่ม Enter หรือกดปุ่ม เลือกรายการเอกสารที่ต้องรับชำระเงิน

- เลือกประเภทการชำระเงิน แล้วใส่ยอดเงินที่รับชำระ ดังรูป

รูปที่ img13_7

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลให้ หรือกดปุ่ม

ถ้าต้องการยกเลิกการสร้างบันทึกการรับชำระเงิน เมื่อกดบันทึกระบบจะแสดงเอกสาร ดังรูป

รูปที่ img13_7

2.ขั้นตอนการค้นหาเอกสารบันทึกการรับชำระเงิน

- กดปุ่ม หรือกด F5 บนคีย์บอร์ด ระบบจะแสดงหน้าจอการค้นหาข้อมูลขึ้นมาให้  สามารถค้นหาข้อมูลได้จาก เลขที่ใบรับเงิน เลขที่ใบขาย เลขที่ใบวางบิล รหัสผู้ซื้อสินค้า ชื่อผู้ซื้อ นามสกุลผู้ซื้อ ดังรูป

รูปที่ img13_7

ใส่ข้อความที่ต้องการค้นหา แล้วเลือกรายการ ดังรูป

รูปที่ img13_7

ระบบจะแสดงหน้าจอของเอกสารที่ค้นหา ดังรูป

รูปที่ img13_7

3. ขั้นตอนการยกเลิกบันทึกการรับชำระเงิน

       - กดปุ่ม หรือกด F5 บนคีย์บอร์ด เลือกรายการที่ต้องการยกเลิก

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด ระบบจะขึ้นแจ้งเตือนว่า"ต้องการยกเลิกเอกสารเลขที่..?"

กดปุ่ม หากต้องการยกเลิกรายการ กดปุ่ม หากไม่ต้องการยกเลิกรายการ

เมื่อกกดปุ่ม ระบบจะตรวจสอบสิทธิ์ในการยกเลิก  ระบุ ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน สาขา  พร้อมระบุ

หมายเหตุ แล้วกดปุ่ม OK หรือกด Cancel เพื่อยกเลิกการยืนยัน ดังรูป

รูปที่ img13_35

- เมื่อกกดปุ่ม ระบบจะแสดงเอกสาร ดังรูป

รูปที่ img11_35

                           กรณีไม่มีสิทธิ์ ยกเลิกบันทึกการรับชำระเงิน ระบบจะขึ้นเตือน ดังรูป

รูปที่ img13_38

4. ขั้นตอนการพิมพ์เอกสารบันทึกการรับชำระเงิน

- กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F5 บนคีย์บอร์ด

- เลือกรายการใบรับชำระเงินที่ต้องการพิมพ์เอกสาร

- กดปุ่ม ระบบจะตรวจสอบสิทธิ์ในการพิมพ์ซ้ำ  ระบุ ชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน สาขา ดังรูป

รูปที่ img13_39

       - ใส่ชื่อล็อกอิน เ รหัสผ่าน เ สาขา เ ระบุหมายเหตุ เ กดปุ่ม OK แสดงเอกสารดังรูป

รูปที่ img13_40

- กดปุ่ม เพื่อปริ้นเอกสารใบรับชำระเงิน

- กดปุ่ม เพื่อ Save เอกสารใบรับชำระเงิน

- กดปุ่ม เพื่อปิดหน้าจอเอกสารใบรับชำระเงิน

- กดปุ่ม เพื่อขยาย - ลด หน้าจอแสดงเอกสารใบรับชำระเงิน

แต่ถ้าไม่มีสิทธิในการพิมพ์เอกสารจะไม่สามารถพิมพ์เอกสารใบรับชำระเงินได้  ระบบจะทำการแจ้งเตือนดังรูป

รูปที่ img13_45