บันทึกสินค้า

       เมนูบันทึกสินค้า เป็นการทำงานที่เกี่ยวกับการรับสินค้าจากผู้จำหน่าย แต่สินค้าจะยังไม่เข้า Stock ของระบบ เพื่อให้ทำการตรวจสอบก่อนรับเข้า Stock โปรแกรมสามารถเพิ่มข้อมูล แก้ไขข้อมูล ยกเลิกข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้ โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกสินค้า

       เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนูจัดซื้อ เบันทึกสินค้า ดังรูป

รูปที่ 3-1

       กดปุ่ม Enter ที่ Keyboard หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ ระบบจะทำการแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

รูปที่ 3-2

หน้าบันทึกสินค้า ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 5 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ระบุรายละเอียดใบบันทึกสินค้า ประกอบด้วย

รูปที่ 3-3

เลขที่ใบรับสินค้า ระบบจะสร้างให้อัตโนมัติ

ชื่อผู้รับสินค้า ระบบจะแสดงชื่อผู้ล็อกอินเข้าทำงานให้ก่อน แต่สามารถเลือกผู้รับสินค้าใหม่ได้ โดยกดปุ่ม ท

วันที่รับ ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม หรือคีย์ข้อมูลเปลี่ยน

ใส่เลขที่ใบส่งของจากผู้จำหน่าย โดยระบบจะตรวจสอบเลขที่เอกสาร ให้กดปุ่ม

หากมีเลขเอกสารซ้ำระบบจะแสดงข้อมูล ดังรูป

รูปที่ 3-4

ชื่อผู้จำหน่าย สามารถเลือกชื่อผู้จำหน่าย  โดยกดปุ่ม ที่    หรือกด Enter ระบบจะแสดงข้อมูลผู้จำหน่ายจากข้อมูลของระบบให้เลือก

แสดงวันที่ส่งของ ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบันแบบอัตโนมัติ สามารถแก้ไขได้ โดยกดปุ่ม

ช่องแสดงสถานะสินค้า เมื่อต้องการเลือกสถานะ กดปุ่ม ที่   

ช่องแสดงหมายเหตุ ใส่ข้อความที่ต้องการเพิ่มเติม ในช่อง “หมายเหตุ”

ปุ่มยืนยันการบันทึกข้อความหมายเหตุ ในกรณีเพิ่มข้อความหมายเหตุเพิ่มเติม

ปุ่มดึงข้อมูล สามารถดึงข้อมูลสินค้าในรูปแบบ Excel file (.xls) สามารถทำการตั้งค่าได้ที่หน้า กำหนดรูปแบบการนำเข้าข้อมูล

ส่วนที่ 2 รายละเอียดสินค้า เป็นส่วนที่ต้องระบุรายละเอียดสินค้าได้มากกว่าหนึ่งรายการ โดยมีรายละเอียดดังนี้

รูปที่ 3-5

คือเลขลำดับของสินค้า

คือประเภทของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือยี่ห้อของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือรุ่นของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือแบบของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือสีของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือหมายเลขเครื่องของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือหมายตัวถังของสินค้าที่ต้องการรับสินค้า

คือเลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้ที่ต้องการรับสินค้า

คือราคาสินค้าที่ไม่รวมภาษี

รูปที่ 3-6

คือราคาส่วนลด

คือราคาส่วนลดพิเศษ

คือค่าขนส่ง

คือต้นทุนสินค้า

คือสถานที่เก็บ

คือเลข Lot ของการรับสินค้า

ส่วนที่ 3 รายละเอียดการเงิน

รูปที่ 3-7

เป็นราคาสินค้าเป็นการรวม ราคาสินค้า(ไม่รวมVat) ของรายการมาแสดง

เป็นส่วนลดเป็นการรวมส่วนลด ของรายการมาแสดง

เป็นส่วนลดพิเศษเป็นการรวมส่วนลดพิเศษ ของรายการมาแสดง

เป็นค่าขนส่ง เป็นการรวมค่าขนส่ง ของรายการมาแสดง

Option จะขึ้นอยู่กับการกำหนด มีด้วยกัน 4 กรณี คือ

       1.ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง และใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

       เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะแสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถมาให้อัตโนมัติ และเมื่อ

ใส่เลขเครื่อง ในช่องเลขตัวถังจะแสดงเลขเดียวกัน ดังรูป

       2. ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง แต่ไม่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

       เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะแสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง จากข้อมูลรุ่นรถมาให้อัตโนมัติ แบบนี้

ต้องใส่เลขเครื่องและเลขตัวถังทั้งสองช่อง ดังรูป

       3. ไม่ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง แต่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

       เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะไม่แสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถและเมื่อใส่ข้อมูลใน

ช่องหมายเลขเครื่อง ก็จะแสดงในช่องเลขตัวถังเหมือนกัน ดังรูป

       4.ไม่ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง และไม่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถังดังรูป

       เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะไม่แสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถมาให้อัตโนมัติ และ

เมื่อกรอกหมายเลขเครื่อง หมายเลขตัวถังจะไม่ขึ้นให้อัตโนมัติ ผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลเอง ดังรูป

เป็น ค่าสินค้า - ส่วนลด -ส่วนลดพิเศษ + ค่าขนส่ง

เป็นส่วนลด[ แยก บ/ช ] เป็นการให้ ส่วนลด นอกจากรายการสินค้า

เป็นส่วนลดพิเศษ[ แยก บ/ช ] เป็นการให้ ส่วนลดพิเศษ นอกจากรายการสินค้า

เป็นค่าขนส่ง[ แยก บ/ช ] เป็นการเพิ่ม ค่าขนส่ง นอกจากรายการสินค้า

แสดงจำนวนที่คิดภาษี จากการตั้งค่าในระบบตั้งไว้ที่ “7%” อ้างอิง

จากหน้า

กรณี กดปุ่ม แล้วโปรแกรมจะให้กรอกชื่อล็อคอิน

รูปที่ 3-8

และสามารถแก้ไข ภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังรูป

กรณีปลดเช็คบล็อก ออก ระบบจะไม่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังรูป

แสดงยอดรวมของสินค้า ที่ได้จาก ราคาสินค้า + ภาษี

แสดงจำนวนเงินเป็นตัวอักษร

ส่วนที่ 4 รายละเอียดการทำรายการ

แสดงชื่อผู้ทำรายการ

แสดงวันที่ทำรายการ

แสดงสถานะของการบันทึกสินค้า

ในส่วนของกรณียกเลิกจะแสดง

ส่วนที่ 5 ส่วนของการจัดการทำงานสำหรับหน้านี้

กดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อทำการบันทึกใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “แก้ไข” เพื่อต้องการแก้ไขใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “ยกเลิก” เพื่อต้องการยกเลิกใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อต้องการยืนยันการบันทึกใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “Cancel” เพื่อต้องการ Cancel การบันทึกใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “ค้นหา” เพื่อต้องการค้นหาข้อมูลใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “พิมพ์” เมื่อต้องการพิมพ์ใบบันทึกสินค้า

กดปุ่ม “ปิด” เพื่อต้องการปิดหน้าจอการทำงาน

ขั้นตอนการทำงาน

1.ขั้นตอนการเพิ่มรายการ มีดังนี้

สร้างใบบันทึกสินค้า

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Insert บนคีย์บอร์ด เพื่อสร้างบันทึกสินค้าเ ไปที่ส่วนที่ 1 ดังรูป

รูปที่ 3-9

       - กดปุ่ม เลือกผู้รับสินค้า ดังรูป

รูปที่ 3-10

       - กดปุ่ม เพื่อเลือกวันที่รับ

       -ใส่เลขที่ใบส่งของ

       -กดปุ่ม เพื่อตรวจสอบเลขที่ใบส่งของ

       -กดปุ่ม เพื่อเลือกผู้จำหน่าย

       -กดปุ่ม เพื่อเลือกวันที่ส่งของ 

       -กดปุ่ม  เพื่อเลือกสถานะสินค้า

       -ใส่หมายเหตุ

       ใส่รายการสินค้าเ ไปที่ส่วนที่ 2 ดังรูป

รูปที่ 3-11

       - เลือกประเภท,ยี่ห้อ,รุ่น,แบบ,สี โดยคลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter จะแสดงหน้าจอให้เลือกประเภท ยี่ห้อ รุ่น

แบบ สี เลือกรายการที่ต้องการ

       -ใส่ข้อมูล และกด Enter

       - ใส่ข้อมูล และกด Enter

       - ใส่ข้อมูลและกด Enter

       -ใส่ข้อมูลและกด Enter

รูปที่ 3-12

       - ใส่ข้อมูล และกดEnter

           - ใส่ข้อมูล และกดEnter        

       - ใส่ข้อมูล และกดEnter

       - ระบบจะทำการคำนวณให้อัตโนมัติ

       - ระบบจะทำการดึงข้อมูลให้อัตโนมัติ

       - ใส่ข้อมูล และกดEnter

       ใส่รายการสินค้าเ ไปที่ส่วนที่ 3 ดังรูป

รูปที่ 3-13

       - ระบบจะทำการคำนวณ ให้อัตโนมัติ

       - ใส่ข้อมูลและกดEnter

       - ใส่ข้อมูลและกดEnter

       - ใส่ข้อมูลและกดEnter

       - ระบบจะทำการคำนวณ ให้อัตโนมัติ

       - ระบบจะทำการคำนวณ ให้อัตโนมัติ

       - ระบบจำทำการแสดง

ให้อัตโนมัติ

       - กดปุ่ม เพื่อยืนยันการสร้างใบรับสินค้า

       - กดปุ่ม เมื่อต้องการยกเลิกการสร้างใบกำกับ

       - เมื่อทำการบันทึกแล้ว จะแสดงเอกสาร ใบบันทึกสินค้า

รูปที่ 3-14

2.ขั้นตอนค้นหาใบบันทึกสินค้า มีดังนี้

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F5 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเงื่อนไขการค้นหาข้อมูล ซึ่งสามารถ

เลือกค้นหาได้จากข้อมูลดังนี้ ดังรูป

               -เลขที่ใบบันทึกสินค้า

               -เลขที่ใบส่งของ

               -บริษัทที่สั่งซื้อ

               -วันที่รับสินค้า

               -สถานะ

รูปที่ 3-15

       - เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ แล้วกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาก็ได้(แต่ข้อมูลจะแสดงออกมาทั้งหมด) กดปุ่มถ้าไม่ต้องการค้นหากดปุ่ม

       - กดปุ่ม แล้วจะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขที่เลือกไว้ ดังรูป

รูปที่ 3-16

       - เลือกหัวข้อที่ทราบในการค้นหา โดยคลิกที่หัว Column

       - พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการค้นหาในช่อง จากนั้นโปรแกรมจะเลื่อนไปยังข้อมูลที่ค้นหา หากข้อมูลนั้นอยู่ในรายการ

       - ดับเบิ้ลคลิก หรือกด Enter เพื่อแสดงรายละเอียดในหน้าบันทึกรับสินค้า

3.ขั้นตอนแก้ไขใบบันทึกสินค้า

       - ค้นหาข้อมูลที่ต้องการแก้ไข จากปุ่มค้นหาข้อมูลในข้อ 2

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F3 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะให้กรอกชื่อล็อกอิน รหัสผ่าน และหมายเหตุการแก้ไข กดปุ่ม ถ้าต้องการแก้ไข หรือ กดปุ่มถ้าไม่ต้องการแก้ไข

รูปที่ 3-17

       - เมื่อกดปุ่ม แล้ว ทำการแก้ไขข้อมูล ซึ่งสามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆได้ แต่ในกรณีแก้ไขหมายเหตุ เมื่อค้นหาข้อมูลเสร็จ ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ และต้องการบันทึกให้กดปุ่ม

       - กดปุ่ม หรือกด F10 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลที่แก้ไขให้

       - ถ้าในกรณี ที่ใบบันทึกสินค้า ได้ถูกดึงทำรายการบันทึกรับสินค้าแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในหน้าบันทึก

สินค้า ดังรูป

รูปที่ 3-18

4.ขั้นตอนยกเลิกใบบันทึกสินค้า

       - ค้นหาข้อมูลที่ต้องการแก้ไข จากปุ่มค้นหาข้อมูลในข้อ 2

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม Delete บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบข้อมูลหรือไม่ดังรูป

รูปที่ 3-19

       -กดปุ่ม ถ้าต้องการยกเลิก

       -กดปุ่ม ถ้าไม่ต้องการยกเลิก

       - เมื่อกดปุ่ม แล้วโปรแกรมจะให้กรอกชื่อล็อคอิน รหัสผ่าน และหมายเหตุการยกเลิก กดปุ่ม ถ้าต้องการยกเลิก

รูปที่ 3-20

       - เมื่อกดปุ่ม โปรแกรมจะพิมพ์ใบบันทึกสินค้า ดังรูป

รูปที่ 3-21

       - ถ้าในกรณี ที่ใบบันทึกสินค้า ได้ถูกดึงทำรายการบันทึกรับสินค้าแล้ว จะไม่สามารถยกเลิกข้อมูลในหน้าบันทึกสินค้า

รูปที่ 3-22

5.ขั้นตอนการพิมพ์ใบบันทึกสินค้า

       - ค้นหาข้อมูลที่ต้องการแก้ไข จากปุ่มค้นหาข้อมูลในข้อ 2

       - กดปุ่ม หรือกดปุ่ม F7 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะให้กรอกชื่อล็อกอิน รหัสผ่านและหมายเหตุการพิมพ์ กดปุ่มถ้าต้องการพิมพ์ หรือ กดปุ่มถ้าไม่ต้องการพิมพ์

       - เมื่อกดปุ่ม จะแสดงรายการก่อนพิมพ์ (Preview) ของข้อมูลใบบันทึกสินค้าที่ค้นหามา

       - สั่งพิมพ์รายงานโดยกด แสดงรายการก่อนพิมพ์ (Preview) ถ้าต้องการปิดรายงานให้กดปุ่ม ดังรูป

รูปที่ 3-23