บันทึกรับสินค้า

       เมนูบันทึกรับสินค้า เป็นการทำงานเพื่อทำรายการรับสินค้าเข้า Stock ซึ่งสามารถรับสินค้าได้มากกว่าหนึ่งรายการ เมนูนี้สามารถเพิ่มข้อมูล แก้ไขข้อมูล ยกเลิกข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนการเปิดหน้าบันทึกรับสินค้า

       เมื่อเข้าโปรแกรม เลือกเมนูจัดซื้อ           บันทึกรับสินค้า

รูปที่ img4_1

       กดปุ่ม Enter หรือใช้ Mouse Click เลือกที่ ระบบจะทำการแสดงหน้าจอการทำงาน ดังรูป

รูปที่ img4_2

หน้าบันทึกรับสินค้า ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 5 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ระบุรายละเอียดการรับสินค้า ประกอบด้วย

รูปที่ img4_3

เลขที่ใบรับสินค้า โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ (ซึ่งสามารถตั้งค่าได้ที่ ระบบ --> กำหนดเลขที่เอกสาร) มีรายละเอียด ดังนี้

       - "GR" คือ อักษรนำ

       - "01" คือ เลขแสดงสาขา (จากระบบ)

       - "14" คือ ปี ค.ศ. (กำหนดค่าที่ ข้อมูลบริษัท)

       - "08" คือ เลขเดือนปัจจุบัน

       - "/" คือ อักขระคั่น

       - "0012" คือ จำนวนหลักเลขรัน

ผู้รับสินค้า สามารถเลือกผู้รับสินค้าโดยคลิกที่ปุ่ม หรือ กด Enter จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลพนักงาน

แสดงวันที่รับสินค้า ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้

ใส่เลขที่ใบส่งของตามผู้จำหน่าย และปุ่ม ระบบจะทำการเช็คว่ามีเลขที่ใบส่งของนี้ในระบบหรือยัง ถ้ามีเลขที่ใบส่งของเลขเดียวกัน ก็จะแสดงข้อมูล ดังรูป

รูปที่ img4_5

ผู้จำหน่าย โดยคลิกที่ปุ่ม หรือ กด Enter (ข้อมูลได้มาจาก ข้อมูลผู้จำหน่าย)

แสดงวันที่ส่งของ ระบบจะแสดงวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้

ระบบจะนำมาแสดงให้จากข้อมูลผู้จำหน่าย สามารถแก้ไขได้ โดยกด ปุ่ม เพื่อที่จะแก้ไข ซึ่งมีการตรวจสิทธิในการแก้ไขรายการดังรูป

รูปที่ img4_6

ใส่ชื่อล๊อกอิน รหัสผ่าน เลือกสาขา พร้อมระบุหมายเหตุ กดปุ่ม ถ้าหากไม่ต้องกา กดที่ ปุ่ม

แสดงวันที่ครบกำหนดชำระตามจำนวนวันเครดิต ของข้อมูลผู้จำหน่าย

สถานะสินค้า โดยคลิกที่ปุ่ม หรือ กด Enter (ข้อมูลได้มาจาก ข้อมูลสถานะสินค้า)

ประเภทการรับสินค้า  มี 2 ประเภท

- รับสินค้าเข้าสต๊อก - ตั้งหนี้รอรับสินค้า

เลขที่ใบวางมัดจำ มาจาก ใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ กรณีที่ทำรายการเมนูสั่งซื้อ จะแสดงตามผู้จำหน่าย

เลขที่ใบกำกับภาษี มาจากการสั่งซื้อ/วางมัดจำ มีการออกใบกำกับภาษี ระบบจะแสดงให้อัตโนมัติ

ช่องหมายเหตุ เพื่อใส่ข้อความเพิ่มเติมสำหรับเอกสาร        กรณีแก้ไขหมายเหตุ เมื่อค้นหาข้อมูลเสร็จ ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลช่องหมายเหตุ และต้องการบันทึกให้กดปุ่ม

การ ดึงข้อมูลจาก ไฟล์ Excel กดที่ ปุ่ม    ข้อมูล ใน ไฟล์ Excel ต้องตรงตามที่ กำหนดในกำหนดรูปแบบการนำเข้าข้อมูลกดปุ่มแล้ว จะให้เลือก ไฟล์ Excel ดังรูป

                                                                         รูปที่ img4_7

เพื่อดึงข้อมูล จากใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ ตามผู้จำหน่ายที่เลือกข้างต้น พอกดปุ่มดึงรายการแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้า ค้นหารายการใบสั่งซื้อ ดังรูป

รูปที่ img4_7

เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการ กด Enter  หรือ Double Click ข้อมูลรายการสินค้าจะมาตามใบสั่งซื้อ/วางมัดจำ

การดึงข้อมูล จากใบบันทึกสินค้า กดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้า ค้นหารายการใบบันทึกสินค้า หรือรายการเอกสาร ดังรูป

รูปที่ img4_8

เลือกเอกสารและใส่เลขที่เอกสารที่ต้องการค้นหา กดปุ่ม ถ้าไม่ต้องการ กดปุ่ม

ส่วนที่ 2 รายละเอียดสินค้า

รูปที่ img4_9

       - เลือกประเภทสินค้า ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี โดยกดปุ่ม เพื่อค้นหา หรือ กด Enter เพื่อให้แสดงข้อมูลขึ้นมาเลือก ดังรูป

รูปที่ img4_10

แล้วทำการ กรอกหมายเลขเครื่อง และหมายเลขตัวถัง ในส่วนของการกรอกหมายเลขเครื่อง และหมายเลขตัวถังนั้น

จะขึ้นอยู่กับการกำหนด Option ดังรูป มีด้วยกัน 4 กรณี คือ

       - ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง และใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

         เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะแสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถมาให้อัตโนมัติ และเมื่อ

ใส่เลขเครื่อง ในช่องเลขตัวถังจะแสดงเลขเดียวกัน ดังรูป

รูปที่ img4_11

       - ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง แต่ไม่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

       เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะแสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง จากข้อมูลรุ่นรถมาให้อัตโนมัติ แบบนี้

ต้องใส่เลขเครื่องและเลขตัวถังทั้งสองช่อง ดังรูป

                                               รูปที่ img4_12

         - ไม่ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง แต่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง ดังรูป

        เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะไม่แสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถและเมื่อใส่ข้อมูลใน

ช่องหมายเลขเครื่อง ก็จะแสดงในช่องเลขตัวถังเหมือนกัน ดังรูป

รูปที่ img4_13

          - ไม่ใช้ค่าเริ่มต้นหมายเลขเครื่อง/ตัวถัง และไม่ใช้มาตรฐานหมายเลขเครื่อง/ตัวถังดังรูป

เมื่อทำการเลือกรุ่น โปรแกรมจะไม่แสดงค่าเริ่มต้นของหมายเลขเครื่อง/ตัวถังจากข้อมูลรุ่นรถ ต้องใส่ข้อมูลทั้งสองช่องเอง ดังรูป

รูปที่ img4_14

เลขที่ใบแจ้งหนี้ ใส่ข้อมูลถ้ามี

เลขทะเบียน และ จังหวัดที่จดทะเบียน ในกรณีนี้โปรแกรมจะให้ใส่ข้อมูลเมื่อไม่เลือกสถานะสินค้าเป็นรหัสสินค้า 01

ราคาซื้อไม่รวม Vat โปรแกรมจะดึงราคาที่เก็บในข้อมูลสีและราคาหรือข้อมูลรุ่นมาแสดง กรณีที่ตั้งค่าไว้ และสามารถ

แก้ไขได้

ส่วนลด เป็นส่วนลดของสินค้าต่อรายการ (ถ้ามี)

ส่วนลดพิเศษ เป็นส่วนลดต่อรายการ (ถ้ามี)

ค่าขนส่ง ใส่ข้อมูลถ้ามี

รูปที่ img4_15

ค่าอุปกรณ์เพิ่มเติม ในกรณีที่สั่งเปลี่ยนอุปกรณ์หรือติดตั้งอุปกรณ์เพิ่มเติม

ต้นทุนสินค้า ระบบแสดงค่าอัตโนมัติ

สถานที่เก็บ สามารถเลือกสถานที่เก็บโดย กด Enter จะแสดงหน้าจอค้นหาข้อมูลสถานที่เก็บ ดังรูป (ข้อมูลได้มาจากข้อมูลสถานที่เก็บ)

รูปที่ img4_16

เลข Lot No. ใส่ข้อมูลถ้ามี

เงินมัดจำ/VAT/เงินมัดจำรวม(รวม VAT) ระบบจะนำมาแสดงให้อัตโนมัติถ้ามี

หากต้องการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขรายการในตาราง สามารถคลิกขวาที่เมาส์จะมีช่องรายการ แล้วเลือก ดังรูป

ส่วนที่ 3 รายละเอียดการเงิน

รูปที่ img4_17

ราคารวมสินค้าเป็นราคา(ไม่รวมVat) ของรายการทั้งหมด

เป็นส่วนลดรวม ของรายการมาแสดง

เป็นส่วนลดพิเศษรวม ของรายการมาแสดง

เป็นค่าขนส่งรวม ของรายการมาแสดง

เป็นยอดรวมของค่าของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม

ต้นทุนสินค้า

ส่วนลด[ แยก บ/ช ] เป็นการให้ ส่วนลด นอกจากรายการสินค้า

ส่วนลดพิเศษ[ แยก บ/ช ] เป็นการให้ ส่วนลดพิเศษนอกจากรายการสินค้า

ค่าขนส่ง[ แยก บ/ช ] เป็นการเพิ่ม ค่าขนส่ง นอกจากรายการสินค้า

ยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ภาษีมูลค่าเพิ่ม

รวมเป็นเงิน

ช่องภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถแก้ไขได้ โดยการกด ปุ่ม จากนั้นโปรแกรมจะมีการตรวจสิทธิในการแก้ไข ดังรูป

รูปที่ img4_18

ต้องกรอกชื่อล๊อกอิน และ รหัสผ่าน ที่มีสิทธิในการแก้ไข ถ้าต้องการแก้ไข กดที่ ปุ่ม กรอกหมายเหตุถ้าหากไม่ต้องการแก้ไขก็กดที่ ปุ่ม

รูปที่ 19

ยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่มคือราคาสินค้าทั้งหมด หลังจาก หัก ส่วนลด

[แยก บ/ช] ส่วนลดพิเศษ[แยก บ/ช]และ ค่าขนส่ง [แยก [บ/ช]

หักเงินมัดจำ ยอดเงินมัดจำที่มาจากการสั่งซื้อ/วางมัดจำ

ยอดสุทธิ ยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม ลบ หักเงินมัดจำ

ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีของราคาสินค้า

ราคาสินค้าทั้งหมด

ยอดรวมเงิน เป็นตัวอักษร

ผู้ทำรายการบันทึกรับสินค้า

วันที่บันทึกรายการ

สถานะใบบันทึกรับสินค้า

ส่วนที่ 4 รายละเอียดรายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติม

       รายการของแถม/อุปกรณ์เพิ่มเติมเป็นรายการที่สามารถคีย์ได้หรือใช้ข้อมูลจากข้อมูลรายการของแถม(จัดซื้อ) ถ้าต้องการดึงรายการให้กดปุ่ม หรือกด Enter ก็ได้  ดังรูป

รูปที่ img4_20

       ในกรณีสั่งติดตั้งอุปกรณ์ ต้องการรับอุปกรณ์ที่เปลี่ยนออกกลับมา ให้เลือกทำเครื่องหมายที่ช่อง ต้องรับกลับ และเลือกอุปกรณ์ที่รับกลับ กรอกรหัสสินค้า ให้กดปุ่ม หรือกด Enter ก็ได้ รหัสสินค้าจะดึงมาจาก สินค้าที่อยู่ในคลังของระบบ PSS และกรอก  จำนวนที่ต้องรับกลับ กรณีที่ยังไม่รู้ว่าจะรับอุปกรณ์ตัวไหนกลับ ให้เลือกทำเครื่องหมายที่ช่อง ต้องรับกลับ ไม่ต้องใส่รหัสสินค้า และจำนวนรับกลับ ดังรูป

รูปที่ img4_21

ส่วนที่ 5 ส่วนของการจัดการทำงานสำหรับหน้านี้

รูปที่ 22

กดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อทำการสร้างใบบันทึกรับสินค้า

กดปุ่ม “แก้ไข” หรือกดปุ่ม F3 บนคีย์บอร์ด จากนั้นโปรแกรมจะมีการตรวจสิทธิในการแก้ไขดังรูป

รูปที่ img4_22

       ใส่ชื่อล๊อกอิน และ รหัสผ่าน ที่มีสิทธิในการแก้ไข ถ้าต้องการแก้ไข กดปุ่ม ใส่หมายเหตุ  ถ้าหากไม่ต้องการแก้ไข กดปุ่ม

       เมื่อกดปุ่ม OK แล้ว ทำการแก้ไขข้อมูล ซึ่งสามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆได้ กดปุ่ม หรือกด F10 บน

คีย์บอร์ด โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลที่แก้ไขให้ ถ้าหาก ใบรับสินค้ามีการชำระเงินไปแล้ว โปรแกรมก็จะเตือน ดังรูป

รูปที่ img4_23

กดปุ่ม “ยกเลิก” หรือกด Delete บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงข้อความการยืนยัน ว่าจะยกเลิกใบรับสินค้า

เลขที่ที่เลือก กด คือการยืนยันว่าต้องการยกเลิก กด ยกเลิกการทำรายการ ดังรูป

รูปที่ img4_24

จากนั้นโปรแกรมจะมีการตรวจสิทธิในการแก้ไข ดังรูป

รูปที่ img4_25

       ใส่ชื่อล๊อกอิน และ รหัสผ่าน ที่มีสิทธิในการแก้ไข ถ้าต้องการแก้ไข กดปุ่ม ใส่หมายเหตุ  ถ้าหากไม่ต้องการแก้ไข กดปุ่ม กรณีกด โปรแกรม จะถามว่าต้องการพิมพ์ใบรับสินค้า ก่อนยกเลิก

ข้อมูลหรือไม่ ดังรูป

รูปที่ img4_26

ถ้ากดปุ่ม โปรแกรมจะ Preview เอกสาร ใบรับสินค้า ดังรูป

รูปที่ img4_27

ถ้าหาก ใบรับสินค้ามีการชำระเงินไปแล้ว โปรแกรมจะเตือน ดังรูป

รูปที่ img4_28

กดปุ่ม “บันทึก”  หรือ กด F10 บนคีย์บอร์ด ถ้ากรอกข้อมูลไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง โปรแกรม จะแจ้งเตือนว่า

ให้ ใส่ข้อมูลให้ครบ ดังรูป

รูปที่ img4_29

ถ้าหากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว หลังจากกดปุ่มบันทึก ดังรูป

รูปที่ img4_30

โปรแกรมจะPreviewเอกสาร ดังรูป

รูปที่ img4_31

ถ้าหากไม่ต้องการบันทึก กดปุ่ม หรือ กดปุ่ม F6 คีย์บอร์ด

กดปุ่ม “ค้นหา”  หรือ กดปุ่ม F5 บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะถามว่า ต้องการค้นหาเฉพาะใบรับสินค้าที่ยังไม่ยกเลิก? กดรายการใบสินค้าจะแสดงเฉพาะที่ยังไม่ได้ยกเลิก ถ้ากด ก็จะแสดงใบรับสินค้าที่

ยกเลิกแล้วมาให้เลือก ดังรูป

         รูปที่ img4_32

เลือกว่าจะค้นหาข้อมูลรายการ ดังรูป

       รูปที่ img4_33

เมื่อกดแล้ว จะแสดงหน้าค้นหาข้อมูลใบรับสินค้า  ให้เลือก ดังรูป

รูปที่ img4_34

       เลือกหัวข้อที่ต้องการค้นหา โดยคลิกที่หัว Column ให้ตัวหนังสือเป็นสีแดง พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการค้นหาในช่อง

จากนั้นโปรแกรมจะเลื่อนไปยังข้อมูลที่ค้นหา หากข้อมูลนั้นอยู่ในรายการ Double Click หรือกด Enter เพื่อแสดง

รายละเอียดในหน้าบันทึกรับสินค้า

กดปุ่ม “พิมพ์” หรือกด ปุ่ม F7 เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารที่ค้นหาขึ้นมา จากนั้นโปรแกรมจะมีการตรวจ

สิทธิในการพิมพ์ ดังรูป

รูปที่ img4_35

       ใส่ชื่อล๊อกอิน และ รหัสผ่าน ที่มีสิทธิในพิมพ์ซ้ำ ถ้าต้องการพิมพ์ กดปุ่ม ใส่หมายเหตุ  ถ้าหากไม่ต้องการพิมพ์ กดปุ่ม

       เมื่อกดปุ่ม โปรแกรมจะ Preview เอกสารใบบันทึกรับสินค้า สั่งพิมพ์เอกสารโดยกดปุ่ม อยู่

ซ้ายบนถ้าต้องการปิดรายงานให้กดปุ่ม ดังรูป

รูปที่ img4_36

กดปุ่ม “ปิด”  หรือ กด Ctrl + F4 หรือกด ปุ่ม เป็นการปิดเมนูบันทึกรับสินค้า