โปรแกรมซื้อขายรถ จัดการสต๊อกรถ

         การเข้าใช้งานโปรแกรมซื้อขายรถทุกครั้งมีระบบ Log in เพื่อให้ user แต่ละรายใส่รหัสผ่านของตนก่อนเข้าใช้งานเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล โดย Log in ดังกล่าวจะมีการตั้งค่าสิทธิการใช้งานโปรแกรมแต่ละเมนูตามหน้าที่การทำงาน สิทธิในการเรียกดูรายงานต่างๆ รวมถึงขอบเขตการทำงานของ user เช่น อนุญาตให้บันทึกรายการได้แต่ไม่มีสิทธิในการแก้ไข ยกเลิก เป็นต้น

         โปรแกรมมีการจัดเก็บข้อมูลผู้จำหน่าย ข้อมูลลูกค้า โดยผู้ใช้งานสามารถใช้ข้อมูลลูกค้าจากโปรแกรมเช่าซื้อมาสร้างเป็นข้อมูลลูกค้าของโปรแกรมซื้อขายรถได้ ทั้งนี้โปรแกรมมีฟังก์ชั่นสำหรับดึงข้อมูลลูกค้าผ่านเครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ดซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกในการเก็บข้อมูลมากยิ่งขึ้น 

         ข้อมูลรถรายคัน เป็นเมนูที่จัดเก็บข้อมูลรายละเอียดรถแต่ละคันที่มีการรับเข้าในโปรแกรมขายรถ ทั้งหมายเลขเครื่ือง หมายเลขตัวถัง ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี เลขทะเบียนรถ เลขไมล์รถ ปีรถ สถานที่เก็บ และรายละเอียดการเคลื่อนไหวของสินค้าตั้งแต่การซื้อรถมาจากผู้จำหน่าย ราคาทุน ค่าซ่อมกรณีมีซ่อมเพิ่มเติม เอกสารการโอน-รับโอนกรณีที่เป็นสินค้า รับโอนมาจากสาขา หรือแม้แต่เลขที่เอกสารส่งคืนสินค้ากรณีสินค้าเป็นรอยแล้วส่งคืนให้กับผู้จำหน่าย การขายโดยจะแสดงชื่อผู้ซื้อสินค้า ชื่อผู้จดทะเบียน ราคาขาย เอกสารการขาย เลขที่สัญญาเช่ากรณีที่รถคันนี้ถูกนำไปทำสัญญาในโปรแกรมเช่าซื้อ รวมทั้งเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน แสดงรายละเอียดการกำหนดราคาขายในกรณีที่ผู้บริหารมีการกำหนดราคาขายของรถคันนี้ไว้นอกจากนั้นท่านสามารถดูรูปภาพรถเพื่อตรวจเช็คสภาพรถได้

         การสั่งซื้อสินค้า ผู้ใช้งานสามารถบันทึกสั่งซื้อสินค้าในโปรแกรมพร้อมออกใบสั่งซื้อ วางมัดจำให้กับผู้จำหน่าย ในกรณีที่ต้องการยกเลิกการการสั่งซื้อและรับคืนเงินมัดจำสามารถบันทึกเก็บข้อมูลโดยดึงใบสั่งซื้อมาทำรายการ ระบุยอดรับคืนเงินมัดจำและรายการรถที่ต้องการเคลียร์สั่งซื้อ  

         การรับสินค้าเข้าสต๊อก ระบบมีเมนู 2 แบบ แบบแรกคือเมนูรับสินค้าแบบเป็นล็อต เหมาะกับการรับรถใหม่ ที่มาทีละหลายๆคัน บันทึกเป็นเอกสาร 1 ใบต่อหลายรายการสินค้าและเพื่อช่วยให้การรับสินค้าสะดวกรวดเร็วขึ้น สามารถดึงรายการจากใบสั่งซื้อในระบบ หรือไฟล์ excel แบบที่สองเป็นเมนูรับสินค้าทีละคัน เอกสาร 1 ใบ ต่อรถ 1 คัน มีการเก็บรายละเอียดข้อมูลรถมากกว่าแบบแรก เช่น เลขทะเบียน ปีรถ เลขไมล์ เจ้าของลำดับที่ ซึ่งเหมาะกับการเก็บข้อมูลรถที่เป็นสินค้าเก่าหรือสินค้ามือสอง สามารถสั่งพิมพ์ใบฉลากซึ่งมีรูปแบบตามกฎหมายกำหนดขนาด A3 เพื่อตอบสนองการทำงานของธุรกิจขายรถมือสอง

         การรับสินทรัพย์(มีสัญญาเช่าซื้อ) เดิมนั้นเมนูนี้รองรับการทำงานเฉพาะรายการที่รับเข้ามาเป็นสินทรัพย์แบบมีสัญญาเช่าซื้อเท่านั้น เช่น รถใช้งานสำหรับผู้บริหาร ยานยนต์ให้เช่า เป็นต้น แต่ปัจจุบันได้พัฒนารองรับสำหรับรายการที่รับเป็นสินค้าเพื่อขายแต่ซื้อเข้าในรูปแบบมีสัญญาเช่าซื้อ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรมให้หลายหลายขึ้น ผู้ใช้งานสามารถบันทึกรายละเอียดของสัญญาระบุยอดเงินดาวน์ ค่างวด จำนวนงวด วันที่ถึงกำหนดชำระแต่ละงวด และสามารถบันทึกชำระเงินค่างวด ซึ่งเป็นเมนูแยกออกจากการชำระเงินแบบซื้อปกติ ผู้ใช้งานดูสถานะการจ่ายเงินค่างวดแต่ละงวดได้จากเมนูสัญญาเช่าซื้อ หรือเรียกดูรายงานการเช่าซื้อที่ระบบมีรองรับไว้ เช่น รายงานการรับเข้า(แสดงรายละเอียดสัญญา) รายงานค่างวดถึงกำหนดชำระ รายงานการชำระค่างวด เป็นต้น

         ค่าขนส่ง หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ สามารถเพิ่มเป็นต้นทุนสินค้า โดยระบบจะเฉลี่ยต้นทุนให้กับสินค้าทุกรายการเท่าๆกัน ต่อหนึ่งใบรับสินค้า

         การชำระเงินให้กับผู้จำหน่าย บันทึกรับใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้

         - สามารถบันทึกชำระเงินด้วยเงินสด เงินโอน เช็ค หรือบัตรเครดิต รวมทั้งชำระเงินโดยใช้ยอดเงินมัดจำ
         - สามารถบันทึกรับใบกำกับภาษีซื้อ บันทึกรับใบเสร็จ ซึ่งท่านจะเลือกสินค้าทีละรายการเพื่อรับใบกำกับภาษี 1 ใบต่อ 1 คันในกรณีที่ผู้จำหน่ายออกเอกสารใบส่งสินค้าที่มีรายการสินค้าหลายคันต่อหนึ่งใบส่งสินค้า หรือจะบันทึกใบกำกับภาษี 1 ใบต่อหลายคันก็สามารถทำได้
         - สามารถบันทึกรับใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ และเลือกได้ว่าจะนำไปใช้เป็นส่วนลดในการชำระเงินให้กับผู้จำหน่าย

         ส่งคืนสินค้า กรณีผู้จำหน่ายส่งสินค้ามาผิด หรือสินค้าเป็นรอยมีตำหนิและผู้จำหน่ายออกใบลดหนี้มาให้ ท่านสามารถบันทึกเก็บข้อมูลส่งคืนสินค้า โดยจะเลือกใบกำกับภาษีที่มีรายการสินค้าที่ต้องการส่งคืน และเลือกใบลดหนี้ที่ได้รับจากผู้จำหน่ายมาทำรายการคืนสินค้า เมื่อบันทึกรายการแล้วระบบจะมองว่าสถานะของสินค้าดังกล่าวไม่มีในสินค้าคงเหลือขายแล้วแต่ยังคงเก็บประวัติในข้อมูลรถรายคันพร้อมแสดงข้อมูลการส่งคืนสินค้า

         นอกจากนี้โปรแกรมขายรถมีรายงานสำหรับตรวจสอบการรับเอกสารจากผู้จำหน่าย เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งจำหน่าย เป็นต้น

         ระบบล็อคสินค้า ป้องกันไม่ให้พนักงานดึงรถไปทำรายการขายได้ ซึ่งเหมาะกับกรณีรถหรือสินค้าที่มีปัญหาไม่พร้อมขาย เช่น รถเป็นรอย ระบบวงจรขัดข้อง เป็นต้น หรือสินค้าอยู่ระหว่างนำไปจัดงานนอกสถานที่ เมื่อใดที่รถพร้อมขายแล้ว สามารถทำการปลดล็อคสินค้านั้นเพื่อนำกลับมาขายได้อีกครั้ง ทั้งนี้โปรแกรมจะมีรายงานที่ให้ท่านตรวจสอบได้ว่ารถคันไหนอยู่ระหว่างการล็อค และการล็อคจะมีผลต่อรายงานสินค้าคงเหลือขายซึ่งจะแสดงเฉพาะรายการสินค้าที่ขายได้จริงเท่านั้น

         การกำหนดราคาขาย มีความสำคัญอย่างมากสำหรับสินค้ามือ 2 หรือสินค้าที่มีการตกแต่งเพิ่มเติม เพื่อให้พนักงานขายสินค้าในราคาที่เหมาะสมกับที่ผู้บริหารกำหนดไว้ และพนักงานขายสามารถขายสินค้าที่มีการกำหนดราคาแล้วได้ทันทีเมื่ือมีลูกค้าสนใจโดยไม่จำเป็นต้องรอการตัดสินใจจากผู้บริหารหากผู้บริหารไม่อยู่ ช่วยควบคุมการขายสินค้าในราคาขายที่ต่ำกว่าทุน