 |
|
โปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น
(Automobile Rental System – ARS)
โปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น เป็นระบบงานเพื่อรองรับธุรกิจการให้เช่ารถแบบผู้เช่าประสงค์ขับเอง เพื่อบริการให้กับลูกค้าที่มีความประสงค์เช่ารถระยะสั้น โดยเฉพาะประเทศไทยเป็นเมืองที่มีแหล่งท่องเที่ยวมากมาย ทำให้มีทั้งคนไทยและคนต่างประเทศที่ประสงค์ท่องเที่ยวไปตามจังหวัดต่างๆ สามารถเช่ารถ ณ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวได้โดยไม่จำเป็นต้องขับรถไปเองเป็นระยะทางไกลๆ ซึ่งระบบสามารถรองรับทั้งแบบลูกค้า Walkin หรือทำการเสนอราคาไปยังบริษัทต่างๆ ได้ด้วย อันเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า
ส่วนประกอบของโปรแกรมระบบรถเช่าระยะสั้น
1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม เช่น ข้อมูลบริษัท กำหนดค่าเริ่มต้น กำหนดกลุ่มงานและขอบเขต ผู้ใช้โปรแกรม เป็นต้น
2. ข้อมูล เป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย
2.1 ข้อมูลลูกค้า เพื่อจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลของลูกค้า สามารถคีย์ข้อมูลใส่หรือดึงข้อมูลจากบัตรประชาชน และมีฟังชั่นก์ให้สามารถเลือกออกใบกำกับภาษีในนามบุคคลนั้นหรือในนามของบริษัทได้ อีกทั้งแยกกรณีเป็นลูกค้าต่างประเทศ ให้ออกเอกสารใบกำกับภาษีเป็นภาษาอังกฤษ
2.2 ข้อมูลทั่วไป ใช้เป็นฐานข้อมูลเบื้องต้น เพื่อนำไปใช้ในเมนูงานต่างๆ เช่น ข้อมูลจังหวัด ข้อมูลอำเภอ ข้อมูลธนาคาร เป็นตัน
2.3 ข้อมูลโปรแกรม เพื่อใช้สร้างเป็นฐานข้อมูลนำไปใช้ในเมนูต่างๆ เช่น
2.3.1 ข้อมูลเกี่ยวกับรถ เช่น ข้อมูลประเภทรถ ข้อมูลยี่ห้อ ข้อมูลรุ่น ข้อมูลสถานะรถ เป็นต้น
2.3.2 ข้อมูลเกี่ยวกับรายการต่างๆ ประกอบด้วย
- ข้อมูลรายการราคาเช่า ซึ่งสามารถแยกกำหนดป็นราคาสำหรับลูกค้าทั่วไป หรือราคาสำหรับบริษัท โดยกำหนดค่าเช่าเป็นช่วงเวลาทั่วไป หรือช่วงเวลาวันหยุดต่อเนื่อง และราคาที่กำหนดเป็นการกำหนดราคาค่าเช่าต่อวัน รวมทั้งค่าปรับส่งรถล่าช้า
- ข้อมูลรายการอุปกรณ์เพิ่มเติม การเช่ารถมักมีอุปกรณ์เสริมเพิ่มเติมให้ลูกค้าเช่าเพิ่ม เช่น ที่นั่งเด็ก อุปกรณ์นำทาง เป็นต้น ซึ่งต้องมีการกำหนดราคาค่าเช่ามาตรฐานทั้งเป็นรายชั่วโมง และรายวัน เพื่อให้นำไปใช้ในหน้าเมนูงานต่อไป
- ข้อมูลรายการเครื่องมือและสิ่งอำนวยความสะดวก เป็นการสร้างข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในหน้าเมนูการทำสัญญา เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ไม่ต้องคีย์รายการต่างๆ ทุกครั้งที่ทำสัญญา ประกอบด้วย รายการเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่ติดกับรถ เช่น ชุดเครื่องมือประจำรถ เป็นต้น รายการเอกสารที่ต้องติดกับรถ เช่น สำเนาคู่มือทะเบียนรถ สำเนาประกันภัย เป็นต้น ซึ่งรายการต่างๆ เหล่านี้ต้องมีระบุในเอกสารสัญญา และให้พนักงานกับลูกค้าได้ตรวจสอบรายการก่อนการรับ-ส่งรถ
- ข้อมูลอื่นๆ เช่น ข้อมูลค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังรับรถ ข้อมูลประเภทบัตรเครดิต ข้อมูลรายการใบเสนอราคา เป็นต้น
3. รายการรถเช่า สำหรับบันทึกรายละเอียดข้อมูลรถเช่าแต่ละคันทีมีภายในบริษัท เช่น ข้อมูลหมายเลขเครื่อง หมายเลขตัวถัง ยี่ห้อ รุ่น แบบ สี เลขทะเบียน เป็นต้น
4. งานสัญญา เป็นหน้างานที่ต้องทำการบันทึกรายละเอียดสัญญา ซึ่งมีเมนู ดังนี้
4.1 เมนูตรวจสอบรายการสัญญาเช่า เป็นเมนูเพื่อตรวจสอบการทำสัญญาที่ถูกบันทึกเข้าระบบ จากทุกสาขา
4.2 เมนูบันทึกการจองรถเช่า สำหรับบันทึกรับการจองรถเช่าจากลูกค้า ระบุชื่อลูกค้า ระบุวันที่เริ่มเช่าถึงวันที่สิ้นสุดระบบมจะคำนวณค่าเช่าทั้งหมดมาให้ตามอัตราค่าเช่าที่กำหนดไว้ รองรับการจองแบบมีวางมัดจำ หรือไม่วางมัดจำได้
4.3 เมนูการเสนอราคา การเสนอราคาก่อนทำสัญญาเช่า มีเมนูที่เกี่ยวข้อง คือ เมนูเสนอราคา เมนูยืนยันเสนอราคา เมนูยืนยันการเช่า ทั้ง 3 เมนูเป็นส่วนงานที่เกียวข้องการเสนอราคาให้ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล เพื่อให้งานด้านการให้เช่ามีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนการจัดสรรรถได้
ตัวอย่าง เมนูบันทึกใบเสนอราคา
คลิ้กเพื่อดู ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา
คลิ้กเพื่อดู ตัวอย่างใบยืนยันการเช่า
4.3 บันทึกสัญญาเช่า สามารถดึงจากเมนูยืนยันราคาได้ หรือคีย์ข้อมูลรายละเอียดสัญญา ซึ่งหน้านี้จะประกอบด้วย ข้อมูลผู้เช่า รายละเอียดรถที่ต้องเช่า รายการเพิ่มเติม ราคาค่าเช่า (รับชำระเป็นบัตรเครดิตเท่านั้น) รวมทั้งระยะเวลาเช่า เมื่อบันทึกรายการที่เมนูนี้เสร็จ เอกสารจะไปแสดงที่หน้าเมนูตรวจสอบรายกรสัญญาเช่า เพื่อให้พนักงานจัดเตรียมงานในขั้นตอนต่อไป
คลิ้กเพื่อดู ตัวอย่างสัญญาเช่า
3.4 ขั้นตอนการตรวจสอบรถ ประกอบด้วยเมนูบันทึกเพื่อจัดเตรียมรถให้พร้อมส่งมอบกับลูกค้าที่เช่ารถ โดยจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ เลขไมล์ ระดับเชื้อเพลิง สถานที่รับ-ส่ง และรายการอื่นๆ และแสดงรายการอุปกรณ์เสริมต่างๆที่ได้ติดไปกับตัวรถให้ตรวจสอบรายการ
เมื่อลูกค้านำรถมาส่งคืนจะมีเมนูตรวจสภาพ/รับคืนรถซึ่งจะมีรายละเอียดข้อมูลให้จัดเก็บและตรวจสอบรายการเช่นเดียวกัน พร้อมทั้งระบบจะคำนวณค่าปรับกรณีลูกค้าส่งรถล่าช้าให้อัตโนมัติ และผู้ใช้งานสามารถระบุค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมได้เองเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้า ทั้งนี้หากลูกค้าส่งคืนรถที่สาขาอื่นก็สามารถบันทึกรายการรับคืนรถที่สาขานั้นๆได้เช่นกัน
3.5 บันทึกรับคืนรถที่ส่งคืนต่างสาขา สำหรับบันทึกรับคืนรถที่ลูกค้าไปส่งคืนไว้ที่สาขาอื่น
4. บัญชีและการเงิน เป็นส่วนงานการออกใบกำกับภาษี และการตัดชำระลูกหนี้ ประกอบด้วย
4.1 บันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(เงินจอง) สำหรับบันทึกรับเงินจอง/เงินมัดจำ สามารถรับชำระด้วย เงินสด บัตรเครดิต หรือเงินโอน พร้อมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
4.2 บันทึกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน สำหรับบันทึกรับเงินในกรณีลูกค้าทำสัญญาเช่า ต่อสัญญาเช่า หรือชำระเงินค่าปรับเพิ่มเติม ซึ่งสามารถบันทึกรายการรับเงินด้วยเงินสด บัตรเครดิต หรือเงินโอน พร้อมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
4.3 การตัดชำระลูกหนี้บัตรเครดิต เป็นส่วนงานที่รองรับการตัดชำระลูกหนี้ตามบัตรเครดิตที่ลูกค้าใช้ตอนทำสัญญา และมีเมนูบันทึกใบกำกับภาษีที่ได้รับจากธนาคารเจ้าของบัตร หลังธนาคารโอนเงินเข้าบัญชีพร้อมการหักภาษี ณ ที่จ่ายและค่าธรรมเนียมการใช้บัตรต่างๆ ของแต่ละธนาคาร
4.4 เมนูอื่นๆ เป็นส่วนงานที่รองรับเรื่องการบันทึกใบแจ้งหนี้ บันทึกใบวางบิล บันทึกใบกำกับภาษี(จากใบแจ้งหนี้) และบันทึกรับชำระเงิน(ตามใบแจ้งหนี้) เพื่อให้สะดวกในการบริการลูกค้าที่เป็นกลุ่มบริษัท 
5. รายงาน
- รายงานภาษีซื้อ/ภาษีขาย
- รายงานตรวจสอบรถพร้อมใช้
- รายงานตรวจสอบรายได้จากสัญญาเช่า
- รายงานตรวจสอบรถเช่า แสดงรายการรถทุกคันพร้อมสถานะการใช้งาน
- รายงานลูกหนี้ค้างชำระ ตามใบแจ้งหนี้