โปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์ (Hire Purchase System - HPS)

เพื่อใช้รองรับงานที่เกี่ยวกับการให้เช่าซื้อ ให้เช่า และลิสซิ่ง

โปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์
(Hire Purchase System - HPS)

โปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์ มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้รองรับงานที่เกี่ยวกับการให้เช่าซื้อ ให้เช่า และลิสซิ่ง ซึ่งการดำเนินธุรกิจเหล่านี้ มีความจำเป็นที่ต้องมีระบบเพื่อควบคุมงานด้านชำระเงินค่างวดของสัญญาแต่ละประเภท การประเมินลูกค้าด้านภาระหนี้สินที่ผูกพันกับบริษัท การออกใบกำกับภาษีเงินดาวน์และค่างวด โดยโปรแกรมระบบเช่าซื้อเป็นการทำงานออนไลน์ สะดวกในการบริหารงานทั้งแบบมีสำนักงานเดียวหรือแบบสาขา ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบการรับชำระเงินจากลูกหนี้, ลูกหนี้ค้างชำระ, การรับรู้รายได้, อีกทั้งมีการเชื่อมต่อข้อมูลสินค้าไปยังโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม (MCS) และโปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการ (PSS) เพื่อสะดวกในการนำสินค้ามาทำสัญญา ซึ่งอาจเป็นสินค้าที่เป็นยานยนต์ หรือสินค้าที่เป็นอะไหล่ ก็สามารถนำมาทำสัญญาได้

เมนูการทำงานเบื้องต้นของโปรแกรมเช่าซื้อ ลิสซิ่ง ไฟแนนซ์

1. ระบบงาน เป็นส่วนงานที่ต้องกำหนดเป็นมาตรฐานครั้งแรกเพื่อเริ่มใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย

1.1 ข้อมูลบริษัท เพื่อใช้เป็นส่วนของหัวเอกสารในระบบ และจัดสรร ระบบงานว่าจะเป็นการดำเนินงานแบบเช่าซื้อ ให้เช่า หรือลิสซิ่ง

1.2 กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการวางเงื่อนไขของระบบงานที่เกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยค่างวด การให้ส่วนลดค่างวด การคิดเบี้ยปรับล่าช้า (ซึ่งมีทั้งแบบอัตราคงที่ และแบบ MRR) กำหนดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม (รองรับกรณีมีการปรับเปลี่ยนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม) นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดทิศทางการดำเนินงานเพื่อควบคุมการทำงานของพนักงาน เช่น การรักษาความปลอดภัย ตรวจเช็คเลขที่บัตรประชาชนของลูกค้า การออกเอกสาร เช่น เรื่องใบกำกับภาษีเงินดาวน์ และใบกำกับภาษีค่างวดตามกำหนดชำระ เป็นต้น

1.3 กำหนดประเภทสัญญาและ Running สามารถกำหนดประเภทสัญญาได้หลายแบบ และกำหนดการใช้ Running จากระบบหรือไม่ใช้จากระบบก็ได้

1.4 กำหนดขอบเขตและกลุ่มงาน เพื่อใช้กำหนดขอบเขตการทำงานของแต่ละกลุ่มงานในการใช้งานเมนูต่างๆ รวมทั้งสิทธิ์ในการ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก หรือพิมพ์ข้อมูล โดยจะนำไปกำหนดกลุ่มงานให้กับผู้ใช้โปรแกรมแต่ละคนในลำดับต่อไป สามารถสร้างได้มากกว่า 1 กลุ่มงานตามความเหมาะสมและการจัดการภายในบริษัท

1.5 ผู้ใช้โปรแกรม ตั้งรหัสผ่านของผู้ใช้โปรแกรมสำหรับการเข้าโปรแกรม และการใช้งานในเมนูต่างๆตามสิทธิของกลุ่มงานที่ถูกกำหนดไว้ในตัวผู้ใช้

2. ข้อมูลเป็นการสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ประโยชน์ในหน้าการทำงานของแต่ละเมนู ประกอบด้วย

2.1 ข้อมูลลูกค้า เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับธุรกิจด้านนี้ จึงต้องเก็บรายละเอียดของข้อมูลที่อยู่ของผู้เช่าซื้อ เช่น ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน ที่อยู่ตามบัตรประชาชน ที่อยู่ปัจจุบัน และรายละเอียดที่ทำงาน รวมถึงรายละเอียดของคู่สมรส เพื่อความสะดวกในการคีย์ข้อมูล ระบบได้มีฟังก์ชันพิเศษในการดึงข้อมูลและรูปภาพจากบัตรประชาชน โดยใช้เครื่องอ่านบัตรสมาร์ทการ์ด

2.2 ข้อมูลผู้จำหน่าย เป็นการสร้างฐานข้อมูลของผู้จำหน่าย กรณีที่ไม่ได้ใช้โปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม ระบบมีเมนูรองรับการชำระเงินค่าสินค้าจากผู้จำหน่ายที่นำมาทำสัญญาได้ เมื่อมีการบันทึกเมนูคำขอทำสัญญา

2.3 ข้อมูลทั่วไป เป็นฐานข้อมูลที่ระบบสร้างไว้ให้เพื่อการใช้งานเริ่มต้น เช่น ข้อมูลจังหวัด ข้อมูลอำเภอ ข้อมูลธนาคาร ข้อมูลสาขาธนาคาร เป็นต้น

2.4 ข้อมูลโปรแกรม เป็นฐานข้อมูลเริ่มต้นเพื่อนำไปใช้ในเมนูการทำงานอื่นๆต่อไป เช่น ข้อมูลสาขา ข้อมูลสินค้า ข้อมูลรายรับอื่นๆ เป็นต้น

2.5 ข้อมูล Call Center เมื่อใช้ระบบงานแบบสัญญาให้เช่า จะมีระบบ Call Center

3. งานสัญญา เป็นส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการทำสัญญา โดยแยกออกเป็นแบบเช่าซื้อและลิสซิ่ง แบบสัญญาให้เช่า ซึ่งในระบบได้จัดสรรเมนูการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนี้

3.1 สัญญาแบบเช่าซื้อและลิสซิ่ง จะมีโครงสร้างงาน ดังนี้

• เมนูคำขอทำสัญญา เก็บข้อมูลรายละเอียดลูกค้า รายละเอียดสินค้า รายละเอียดยอดจัด ค่างวด รวมถึงค่าคอมมิชชั่นที่จะต้องจ่าย และมีเมนูใช้งานคู่กันเป็นหน้าจอไว้คอยตรวจสอบการทำคำขอทำสัญญา เพื่อรออนุมัติ หากใช้เมนูนี้จะมีการเชื่อมไปยังการจ่ายเงินให้ผู้จำหน่าย เพื่อรอให้ดำเนินการชำระเงินให้ผู้จำหน่ายต่อไป (รองรับสำหรับไม่ได้ใช้โปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม)

• เมนูทำสัญญา เป็นการสร้างสัญญา โดยระบบเชื่อมข้อมูลสินค้าจากโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม และโปรแกรมบริหารอะไหล่ ศูนย์บริการ(กรณีที่ใช้โปรแกรมเหล่านี้ร่วมด้วย) มาใช้ในสัญญา สัญญาในเมนูนี้มีหลายรูปแบบ เช่น แบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน เป็นต้น พร้อมทั้งมีการคำนวณรับรู้ดอกผลเช่าซื้อแบบลดต้นลดดอก (Internal Rate of Return : IRR) ตามที่กรมบัญชีกลางเป็นผู้กำหนด ส่วนประกอบที่หน้าสัญญาจะเก็บชื่อผู้เช่าซื้อ ผู้ค้ำประกัน ข้อมูลสินค้า ข้อมูลผู้แนะนำ แสดงรายละเอียดค่างวดโดยผู้ใช้โปรแกรมสามารถคีย์ยอดได้เอง หรือคำนวณค่างวดผ่านเมนูคำนวณค่างวดจากหน้าสัญญา และสามารถเก็บรูปภาพเอกสารหรือสินค้าประกอบในสัญญาได้ เมื่อทำรายการเสร็จแล้วสามารถสั่งพิมพ์เอกสารสัญญาออกจากระบบได้ โดยรูปแบบฟอร์มของสัญญามีการแสดงรายละเอียดตามที่สคบ.กำหนดในปี 2561 ทั้งอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริง(Effective Interest Rate) และตารางแสดงภาระหนี้

• เมนูสอบถามข้อมูลสัญญา จะประมวลผลข้อมูลของแต่ละสัญญา เช่น ยอดหนี้ค้างชำระ ส่วนลดค่างวด เบี้ยปรับล่าช้า(จำนวนวันล่าช้าและจำนวนเงิน) และยอดตัดสด เป็นต้น

นอกจากนี้ระบบยังมีเมนูปรับปรุงดอกเบี้ยล่าช้า และเมนูบันทึกยกเว้นค่าใช้จ่ายติดต่อลูกค้า เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารสัญญาที่มีในระบบ

3.2 สัญญาแบบให้เช่า จะมีโครงสร้างงาน ดังนี้

• งานสัญญา ประกอบด้วย เมนูทำสัญญาเช่า มีทั้งแบบรายวัน และแบบรายเดือน และเพื่อให้งานการทำสัญญาเช่ามีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ ระบบจึงมีเมนูบันทึกต่อสัญญา เมนูบันทึกล้างค่าเช่า และเมนูบันทึกเปลี่ยนสินค้าในสัญญาเช่า เมื่อสัญญาสิ้นสุด ระบบมีเมนูรับคืนสินค้าจากการให้เช่า เพื่อให้สามารถนำสินค้าไปทำสัญญากับลูกค้ารายอื่นต่อได้

4. เมนูเกี่ยวกับการเงิน เป็นส่วนงานที่ควบคุมดูแลการรับชำระเงิน และการจ่ายเงิน ประกอบด้วย

4.1 รับชำระเงิน มีเมนูเพื่ออำนวยความสะดวกการรับเงิน 2 เมนู คือ

• รับชำระงวดเดียว/เงินดาวน์

• รับชำระหลายงวด/ปิดสัญญา

กรณีปิดสัญญาก่อนกำหนด หากกำหนดค่าเริ่มต้นในระบบให้มีส่วนลดปิดสัญญา ระบบจะคำนวณส่วนลดปิดสัญญาให้อัตโนมัติ

โดยทั้ง 2 เมนูรองรับการบันทึกรับชำระเงินทั้งเงินสด เช็ค เงินโอน และบัตรเครดิต พร้อมออกเอกสารใบเสร็จรับเงินจากหน้างานได้ทันที อีกทั้งตรวจสอบการออกใบกำกับภาษีก่อนรับชำระเงินให้อัตโนมัติ(กรณีตั้งค่าเริ่มต้นของระบบให้ตรวจสอบ)

4.2 การจ่ายเงิน มีเมนูเพื่ออำนวยความสะดวกในการจ่ายเงินในกรณีต่างๆ คือ เมนูชำระเงินให้ผู้แนะนำ เมนูชำระเงินให้ผู้จำหน่าย (จะใช้เมื่อระบบไม่ได้เชื่อมกับโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูม) เมนูชำระเงินค่าคอมมิชชั่นให้กับผู้จำหน่าย

5. งานดำเนินการต่างๆ ประกอบด้วย

5.1 การออกจดหมายติดต่อลูกค้า แบ่งเป็น 2 เมนู คือ การติดต่อลูกค้ารายสัญญา และ การติดต่อลูกค้าเป็นล็อต โดยมีเมนูตรวจสอบรายการติดต่อลูกค้าเพื่อตรวจเช็คและบันทึกผลการติดต่อ ระบบจะมีรูปแบบของจดหมายเพื่อสำหรับใช้งานได้

5.2 การเลื่อนกำหนดชำระ เก็บข้อมูลการขอเลื่อนกำหนดชำระ ในส่วนของการขอเลื่อนงวดที่ เลื่อนครั้งที่ และเลื่อนเป็นวันที่ เพื่อนำข้อมูลวันที่ขอเลื่อนไปแสดงในหน้าสัญญา และจะมีผลกับการออกจดหมายในเมนูการติดต่อลูกค้าเป็นล็อต ทำให้งวดที่ขอเลื่อนจะไม่มีการออกจดหมายตามหนี้เกินกำหนดชำระ

5.3 การตัดยอดเช่าซื้อ เพื่อรองรับงานในกรณีที่ลูกค้าต้องการเปลี่ยนผู้เช่าซื้อคนใหม่/ผู้ค้ำประกัน หรือ เปลี่ยนระยะการผ่อนชำระ โดยที่สัญญานั้นๆ อยู่ในสถานะ อยู่ระหว่างผ่อนชำระ และเมื่อทำรายการตัดยอดเช่าซื้อแล้วสินค้าจะกลับคืนสต๊อกในโปรแกรมซื้อ-ขายสินค้าโชว์รูมให้อัตโนมัติ (หากใช้ร่วมกัน)

5.4 การบอกเลิกสัญญา พร้อมตั้งหนี้หลังบอกเลิกสัญญา โดยระบบจะแสดงรายละเอียดสัญญา ค่างวดค้างชำระ และคำนวณยอดค้างชำระทั้งสิ้น ค่าสินค้าคงเหลือ และดอกผลคงเหลือ สรุปเป็นยอดลูกหนี้หลังบอกเลิกให้

5.5 รับชำระเงินหลังบอกเลิกสัญญา เพื่อให้รองรับการชำระเงินจากสัญญาที่ถูกบอกเลิกไปแล้ว

5.6 ยึดสินค้า จะทำรายการที่เมนูนี้ได้ต้องผ่านการบันทึกที่เมนูบอกเลิกสัญญาและตั้งหนี้หลังบอกเลิกสัญญาก่อนเท่านั้น

5.7 การส่งฟ้องศาล เพื่อเก็บข้อมูลว่าสัญญาใดที่ส่งฟ้อง และสรุปผลคดีที่ศาลตัดสิน

5.8 ตัดหนี้สูญ เพื่อเก็บข้อมูลว่ามีสัญญาใดบ้างที่ระบบทำการตัดหนี้สูญ โดยสัญญาที่จะบันทึกที่เมนูนี้ได้ต้องผ่านการยึดสินค้าแล้ว

6. งานเกี่ยวกับสัญญาให้เช่า การทำสัญญาแบบให้เช่า จะมีขั้นตอนของงานที่เกี่ยวข้อง คือ งานของรถทดแทน และ งาน Call Center ซึ่งทั้ง 2 ระบบงานนี้ เป็นการควบคุมการบริการหลังการทำสัญญาเช่า

7. ใบกำกับภาษี เป็นส่วนงานที่เกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีทั้งสัญญาแบบเช่าซื้อ และสัญญาแบบให้เช่า รวมถึงการออกใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ สำหรับการออกใบกำกับภาษีเพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งาน ระบบมีฟังก์ชันงานที่จะตรวจสอบใบกำกับภาษีที่ควรจะออกทุกครั้งที่เข้าโปรแกรม และจะทำการออกใบกำกับภาษีให้ทันทีที่ผู้ใช้งานยืนยันออกใบกำกับภาษีโดยผู้ใช้งานไม่ต้องออกใบกำกับภาษีเองทีละรายการ

8. รายรับอื่นๆ เป็นส่วนงานที่มีการรับเงินนอกเหนือจากการรับเงินที่มีในสัญญา

9. รายงาน โปรแกรมระบบเช่าซื้อ มีรายงานพอเป็นสังเขป ดังนี้

• รายงานเพื่อผู้บริหาร
• รายงานเกี่ยวกับสัญญา เช่น รายงานการทำสัญญาใหม่ รายงานสรุปการให้เช่าซื้อ เป็นต้น
• รายงานเกี่ยวกับบันทึกดำเนินการต่างๆ เช่น รายงานการติดต่อลูกค้า รายงานการเลื่อนกำหนดชำระ รายงานการบอกเลิกสัญญา เป็นต้น
• รายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ เช่น รายงานลูกหนี้ค้างชำระ รายงานสรุปผลจัดเก็บ รายงานรายละเอียดอายุลูกหนี้ รายงานดอกผลเช่าซื้อและภาษีรอตัด เป็นต้น
• รายงานเกี่ยวกับการเงิน เช่น รายงานการรับเงินรวม* รายงานการจ่ายเงินรวม รายงานการรับเงินประจำวัน เป็นต้น
• รายงานภาษี เช่น รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงานดอกผลเช่าซื้อประจำเดือน เป็นต้น