โปรแกรมทะเบียน พรบ. ประกันภัย

        ในส่วนนี้จะกล่าวถึงเมนูการทำงานหลักๆ ของโปรแกรมทะเบียน ตั้งแต่การรับเรื่องดำเนินการจากลูกค้า หากเป็นลูกค้าใหม่ ผู้ใช้งานจะต้องสร้างข้อมูลลูกค้าที่ได้กล่าวถึงในบทความก่อนหน้านี้ เพื่อนำลูกค้ารายนั้นมาสร้างประวัติรถซึ่งมีการเก็บรายละเอียดข้อมูลรถ ข้อมูลชื่อผู้ถือกรรมสิทธิ์ ข้อมูลผู้ติดต่อ หรือหากท่านใช้โปรแกรมอื่นๆ ของสุภรัตน์ร่วมด้วยจะสามารถดึงข้อมูลลูกค้า/ข้อมูลรถ มาจากโปรแกรมขายรถ/โปรแกรมเช่าซื้อ เพื่อจัดเก็บเป็นประวัติรถของโปรแกรมทะเบียน สำหรับลูกค้าที่เคยมีการเก็บประวัติในโปรแกรมทะเบียนแล้ว สามารถเลือกชื่อลูกค้ามาทำรายการได้เลย แล้วบันทึกรายละเอียดงานที่รับดำเนินการ เช่น งานทางทะเบียน งานพรบ. ทำประกันภัย ตรวจสภาพรถ รับฝากเงินค่างวดเพื่อจ่ายให้กับไฟแนนซ์ โดยโปรแกรมจะสรุปยอดเงินที่ต้องรับฝากจากลูกค้าเพื่อไปดำเนินการ เพื่อให้ผู้ใช้งานบันทึกรับเงิน พร้อมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินได้ในขั้นตอนเดียว

 

          สำหรับงานทะเบียนโปรแกรมรองรับการจดทะเบียนรถใหม่ ต่อทะเบียน รวมถึงงานทะเบียนอื่นๆ เช่น โอนเล่มทะเบียน จดด่วน เปลี่ยนสีรถ ย้ายทะเบียนข้ามจังหวัด เป็นต้น โดยแต่ละรายการสามารถระบุค่าดำเนินงาน+ค่าบริการ เพื่อเป็นยอดเงินเรียกเก็บจากลูกค้า ทั้งนี้โปรแกรมมีเมนูช่วยควบคุมการดำเนินงาน ตั้งแต่การส่งเรื่องให้ผู้ดำเนินการจัดการงานที่ขนส่งว่ารถแต่ละคันส่งเรื่องดำเนินการให้กับผู้ดำเนินการคนไหน โปรแกรมจึงเก็บรายการรถ รายละเอียดงาน และเงินยืม(เงินสำรองจ่าย)ที่มอบให้กับผู้ดำเนินการแต่ละคน ในการบันทึกส่งเรื่องแต่ละครั้งสามารถระบุรถได้หลายคันต่อหนึ่งใบส่งเรื่อง และกรณีที่ระบุเงินยืมระบบจะบันทึกการยืมเงินให้อัตโนมัติทันทีที่บันทึกการส่งเรื่อง

          เมื่อผู้ดำเนินการนำงานทะเบียนที่จัดการจากขนส่งเสร็จแล้วมาส่งมอบให้ ผู้ใช้งานสามารถบันทึกรายละเอียดการรับคืนเรื่องโดยเลือกผู้ดำเนินการจากนั้นโปรแกรมจะแสดงรายการรถที่ส่งเรื่องและรอรับเอกสารคืนจากผู้ดำเนินการรายนั้น เพื่อเก็บข้อมูลว่างานทะเบียนใดเสร็จ มีค่าใช้จ่ายจริงเท่าไรเพื่อบันทึกรับคืนเงินยืม หรือชำระค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมให้กับผู้ดำเนินการ และมีเอกสารใดบ้างที่ได้รับกลับมา เมนูส่วนงานนี้จะช่วยตรวจสอบควบคุมระบบการทำงานทั้งด้านเอกสารและการเงิน ช่วยลดข้อผิดพลาดและสามารถติดตามงานได้ 

          ขั้นตอนการส่งเอกสารที่ดำเนินการเสร็จแล้วให้กับลูกค้า ระบบมีเมนูสำหรับเก็บข้อมูลว่าเอกสารใดที่ได้นำส่งให้ลูกค้าแล้วและจัดส่งให้ด้วยช่องทางใด เช่น ทางไปรษณีย์ หรือลูกค้ารับเอง สามารถบันทึกรูปภาพของเอกสารที่ส่งมอบให้ลูกค้า สำหรับเอกสารใดที่ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้าโปรแกรมมีเมนูให้อัพเดทการส่งเอกสารเพิ่มเติมได้ในภายหลัง

          สำหรับงานพรบ. และประกันภัยสามารถจัดเก็บข้อมูลเลขที่กรมธรรม์ วันที่หมดอายุ ค่าพรบ.+ประกันภัย ของแต่ละบริษัทประกันภัยหลังจากรับเรื่องแล้วนำไปบันทึกจ่ายเงินค่า พรบ.และประกันภัยให้กับบริษัทต่างๆได้ทั้งเงินสด เงินโอนและเช็ค ทั้งนี้ระบบมีรายงานรองรับสำหรับเช็คลูกค้าที่ถึงกำหนดต่อพรบ. ต่อประกัน และสามารถพิมพ์เป็นจดหมายแจ้งเตือนส่งลูกค้าได้

          การตรวจสภาพรถ ระบบมีการบันทึกผลรายการที่ตรวจ สามารถคีย์สรุปผลการตรวจสภาพรถได้เพิ่มเติม พร้อมทั้งระบุค่าใช้จ่ายและค่าบริการจากลูกค้า